Système d’information : définition, fonctionnement et explications

Un système d'information est un ensemble de composants interconnectés qui travaillent ensemble pour collecter, traiter, stocker et diffuser des données dans un but précis. Ces composants peuvent inclure des matériels (comme des ordinateurs, des serveurs, des équipements de stockage, etc.), des logiciels (comme des systèmes d'exploitation, des applications, des bases de données, etc.) et des données (comme des informations sur les clients, les produits, les transactions, etc.). Le but d'un système d'information est d'aider les entreprises et les organisations à prendre des décisions en fournissant des informations précises et à jour.

Le système d'information et le système informatique sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils ont des différences subtiles. Un système d'information est un ensemble de composants qui travaillent ensemble pour collecter, traiter, stocker et diffuser des données pour aider une organisation à prendre des décisions. Le système informatique, en revanche, se réfère principalement aux équipements matériels et logiciels qui sont utilisés pour mettre en place un système d'information. En d'autres termes, le système informatique est une partie du système d'information, et c'est grâce aux équipements et aux logiciels du système informatique que le système d'information peut fonctionner.

La gouvernance du système d'information (SI) est l'ensemble des règles, des procédures et des méthodes utilisées pour piloter, gérer et superviser l'utilisation des technologies de l'information dans une organisation. La gouvernance du SI vise à s'assurer que les systèmes d'information sont utilisés de manière efficace et efficiente pour atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise. Elle comprend des éléments tels que la stratégie et la politique en matière de technologies de l'information, la gestion des ressources informatiques, la mise en place de normes et de procédures de sécurité, la supervision des projets informatiques, etc. La gouvernance du SI est généralement assurée par un comité ou un organe dédié au sein de l'entreprise.

Le rôle principal d'un SI est d'aider une organisation à prendre des décisions en fournissant des informations précises et à jour. Pour cela, un système d'information collecte, traite et stocke des données, puis les met à disposition des utilisateurs au bon moment et dans un format utilisable.

Le système d’information permet :

• D’améliorer la communication entre les différentes unités de l’entreprise ;
• Eliminer les actions répétitives ;
• Améliorer la coordination des tâches au sein de l’organisation.

Plus globalement dans l’entreprise le SI a deux rôles principaux : fonctionnel et social. Au regard de la destination, le SI est un outil de communication qui relie les différents services d'une entreprise et a un rôle fonctionnel et stratégique. La finalité sociale, au contraire, facilite l'intégration des salariés dans l'entreprise, favorise la vie sociale et la culture d'entreprise par la diffusion de l'information.

Aujourd'hui, les SI ont un rôle non négligeable dans une entreprise, ils sont même nécessaires à son bon fonctionnement. Un SI efficace permet à une entreprise de maximiser son processus, d'externaliser les tâches à faible valeur ajoutée, d'améliorer la relation client, d'améliorer la communication et d'augmenter la productivité. Lorsque vous ne savez pas de quoi est composé votre SI, que vous pensez qu'il n'est pas performant ou que vous souhaitez l'améliorer, la réalisation d'un audit de votre SI peut s'avérer nécessaire.

Dans les entreprises, les systèmes d’informations sont multiples et ont différents objectifs. Voici quelques exemples de systèmes d’information :

• Le système d’information des ressources humaines (SIRH) qui regroupe l’ensemble des logiciels et outils qui permettent de gérer les processus RH et les collaborateurs.
• Le système d’information commerciale (SIC) qui offre la possibilité de mieux piloter l’organisation commerciale de l’entreprise. Les données commerciales sont stockées, analysées et utilisées par les équipes commerciales et les décideurs.
• Le système d’information comptable pour traiter, organiser et contrôles les informations comptables et financières de l’entreprise.

Voici quelques étapes générales à suivre pour implémenter un système d’information en entreprise :

1. Identifier les besoins de l'entreprise en matière de logiciel en menant une analyse approfondie des processus et des tâches courantes.
2. Sélectionner le logiciel le plus adapté en fonction des besoins identifiés et en comparant les différentes options disponibles sur le marché.
3. Planifier la mise en œuvre du logiciel en déterminant les ressources nécessaires (humaines, financières, techniques), en établissant un calendrier et en assignant les tâches à des personnes responsables.
4. Former les utilisateurs aux fonctionnalités du logiciel et les accompagner pendant la période de transition pour s'assurer que tout le monde sait comment l'utiliser correctement.
5. Surveiller l'utilisation du logiciel et recueillir les retours des utilisateurs pour identifier d'éventuels problèmes et améliorations à apporter.
6. Mettre en place des procédures de maintenance et de support pour s'assurer que le logiciel fonctionne correctement à long terme et pour résoudre rapidement les problèmes éventuels.

Il est difficile de donner un prix précis pour un système d'information en entreprise, car cela dépend de nombreux facteurs tels que la taille de l'entreprise, les fonctionnalités et la complexité du système, les technologies utilisées, etc. Le coût d'un SI peut aller de quelques centaines à plusieurs milliers d'euros, voire plus, selon les cas. Il est important de bien évaluer les besoins de l'entreprise et de comparer les différentes options disponibles pour trouver le système le plus adapté à un prix raisonnable.

Chez Adequasys nous pouvons vous apporter des réponses sur le coût d’un système d’information pour les ressources humaines. Ce type de logiciel nécessite une implémentation et un paramétrage pour répondre à vos attentes et à vos processus RH. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir une étude personnalisée.

L'urbanisation du système d'information en entreprise se réfère à la manière dont les différents éléments du système d'information d'une entreprise sont organisés et interconnectés. Cela peut inclure la manière dont les différents logiciels et applications sont utilisés par les employés pour remplir leurs tâches, ainsi que la façon dont les données sont stockées et partagées. L'urbanisation du système d'information vise à améliorer l'efficacité et la flexibilité de l'entreprise en lui permettant de mieux gérer et utiliser son système d'information.

Le système d’information est un ensemble de ressources qui permettent de simplifier la prise de décisions en entreprise. Le SI permet de collecter, stocker, traiter et diffuser l’information aux personnes concernées.