Sistema de información: definición, funcionamiento y explicaciones

Un sistema de información es un conjunto de componentes interconectados que trabajan juntos para recoger, procesar, almacenar y distribuir datos con un propósito específico. Estos componentes pueden incluir hardware (como ordenadores, servidores, equipos de almacenamiento, etc.), software (como sistemas operativos, aplicaciones, bases de datos, etc.) y datos (como información sobre clientes, productos, transacciones, etc.). El objetivo de un sistema de información es ayudar a las empresas y organizaciones a tomar decisiones proporcionándoles información precisa y actualizada.

Sistema de información y sistema informático suelen utilizarse indistintamente, pero presentan sutiles diferencias. Un sistema de información es un conjunto de componentes que trabajan juntos para recoger, procesar, almacenar y distribuir datos con el fin de ayudar a una organización a tomar decisiones. Un sistema informático, en cambio, se refiere principalmente al hardware y al software utilizados para implantar un sistema de información. En otras palabras, el sistema informático es una parte del sistema de información, y es gracias al hardware y al software del sistema informático que el sistema de información puede funcionar.

El gobierno de los sistemas de información (SI) es el conjunto de normas, procedimientos y métodos utilizados para dirigir, gestionar y supervisar el uso de las tecnologías de la información en una organización. La gobernanza de los SI pretende garantizar que los sistemas de información se utilicen de forma eficaz y eficiente para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. Incluye elementos como la estrategia y la política de TI, la gestión de los recursos informáticos, la aplicación de normas y procedimientos de seguridad, la supervisión de los proyectos informáticos, etc. La gobernanza de los SI suele estar a cargo de un comité u organismo específico dentro de la empresa.

La función principal de un SI es ayudar a una organización a tomar decisiones proporcionándole información precisa y actualizada. Para ello, un sistema de información recopila, procesa y almacena datos, y luego los pone a disposición de los usuarios en el momento adecuado y en un formato utilizable.

El sistema de información permite :

• Mejorar la comunicación entre las distintas unidades de la empresa
• Eliminar las acciones repetitivas
• Mejorar la coordinación de tareas dentro de la organización.

En términos más generales, la SI tiene dos papeles principales en una empresa: funcional y social. En términos de finalidad, la SI es una herramienta de comunicación que vincula a los distintos departamentos de una empresa y tiene un papel funcional y estratégico. La finalidad social, por su parte, es facilitar la integración de los empleados en la empresa y promover la vida social y la cultura corporativa mediante la difusión de información.

Hoy en día, los sistemas de información desempeñan un papel importante en una empresa, e incluso son esenciales para su buen funcionamiento. Un SI eficaz permite a una empresa maximizar sus procesos, externalizar tareas de escaso valor añadido, mejorar las relaciones con los clientes, mejorar la comunicación y aumentar la productividad. Si no sabe de qué se compone su SI, si cree que no funciona bien o si quiere mejorarlo, puede que necesite realizar una auditoría de SI.

En las empresas existen muchos sistemas de información diferentes con distintos objetivos. He aquí algunos ejemplos de sistemas de información:

• El sistema de información de recursos humanos (SIRH), que reúne todos los programas informáticos y herramientas utilizados para gestionar los procesos de RRHH y los empleados.
• El sistema de información comercial (SIC), que ofrece la posibilidad de gestionar mejor la organización comercial de la empresa. Los datos de ventas son almacenados, analizados y utilizados por los equipos de ventas y los responsables de la toma de decisiones.
• El sistema de información contable para procesar, organizar y controlar la información contable y financiera de la empresa.

A continuación se indican algunos pasos generales a seguir a la hora de implantar un sistema de información en una empresa:

1. Identifique los requisitos de software de la empresa realizando un análisis en profundidad de los procesos y tareas actuales.
2. Seleccionar el software más adecuado en función de las necesidades identificadas y comparando las distintas opciones disponibles en el mercado.
3. Planificar la implantación del programa informático determinando los recursos necesarios (humanos, financieros, técnicos), elaborando un calendario y asignando tareas a los responsables.
4. Formar a los usuarios en las funcionalidades del software y apoyarles durante el periodo de transición para garantizar que todos sepan utilizarlo correctamente.
5. Supervise el uso del software y recabe opiniones de los usuarios para identificar cualquier problema y mejora que sea necesario realizar.
6. Establezca procedimientos de mantenimiento y asistencia para garantizar que el software funciona correctamente a largo plazo y resolver rápidamente cualquier problema.

Es difícil dar un precio exacto de un sistema de información empresarial, ya que depende de muchos factores, como el tamaño de la empresa, la funcionalidad y complejidad del sistema, las tecnologías utilizadas, etc. El coste de un SI puede oscilar entre unos cientos y varios miles de euros, o incluso más, según los casos. Es importante evaluar cuidadosamente las necesidades de su empresa y comparar las distintas opciones disponibles para encontrar el sistema más adecuado a un precio razonable.

En Adequasys podemos ofrecerle respuestas sobre el coste de un sistema de información de recursos humanos. Este tipo de software requiere una implantación y configuración que responda a sus expectativas y a sus procesos de RRHH. No dude en contactarnos para un estudio personalizado.

La urbanización del sistema de información de una empresa se refiere a la forma en que se organizan e interconectan los distintos elementos del sistema de información de una empresa. Puede incluir la forma en que los empleados utilizan los distintos programas y aplicaciones para llevar a cabo sus tareas, así como la forma en que se almacenan y comparten los datos. La urbanización de los sistemas de información pretende mejorar la eficacia y flexibilidad de una empresa permitiéndole gestionar y utilizar mejor su sistema de información.

El sistema de información es un conjunto de recursos que pueden utilizarse para simplificar la toma de decisiones empresariales. El SI permite recoger, almacenar, tratar y distribuir información a las personas interesadas.