Eso es todo, tienes la iniciativa de su gerencia para configurar un SIRH dentro de su empresa. Como parte de esta implementación, la etapa de llamado a licitación es fundamental e imprescindible. Este procedimiento regulado permite a una empresa poner en competencia a varios proveedores para identificar el software más adecuado.
¿Cómo tener éxito en su licitación SIRH? Estos son nuestros consejos para llevar a cabo este proyecto.
¿Qué es una RFP (Request For Procurement) de SIRH?
Una licitación SIRH es un procedimiento que permite a un patrocinador (empresa privada, actor público, ayuntamiento, etc.) elegir la empresa que estará en mejores condiciones para proporcionar e implementar el software SIRH. El objetivo de la licitación es poner en competencia a varios proveedores potenciales para comparar las respuestas.
Las etapas del llamado a licitación
Escribe las especificaciones.
El primer paso en el proceso de licitación es la redacción de las especificaciones. Este documento debe cubrir los desafíos del proyecto SIRH de acuerdo con los requisitos del propietario del proyecto, así como las funcionalidades y usos esperados. Las restricciones y requisitos también deben especificarse para que los proveedores puedan tenerlos en cuenta.
Crear lotes
Una vez redactado el pliego de condiciones, puede optar por dividirlo en lotes según prioridades o funcionalidades.
Por ejemplo, en el caso de una licitación sobre gestión de recursos humanos y nómina, puede ser adecuado separar los recursos humanos básicos de la nómina. De hecho, estos son intercambios diferentes manejados por diferentes proveedores de servicios.
Definir los criterios de selección.
Para tomar una decisión informada, es importante definir los criterios de selección.
Estos son los diferentes temas que se pueden identificar:
El coste: como en la mayoría de los proyectos, el coste tiene un lugar muy importante. Con frecuencia se prefiere la más lejana, la que ofrece la mejor relación calidad-precio.
Idioma: las especificaciones deben especificar las necesidades de adaptación del SIRH al idioma de los usuarios finales.
Funcionalidades: a la hora de elegir la solución, se debe asegurar que el SIRH ofrezca las funcionalidades requeridas por los usuarios y RR.HH.
El soporte ofrecido por el proveedor del servicio:
La implementación de un SIRH requiere el apoyo de consultores. Por lo tanto, es necesario asegurarse de que el apoyo se adapte a los proyectos y las capacidades de la empresa.
Distribuir la convocatoria de licitación
Una vez finalizado el llamado a licitación SIRH, se debe distribuir para que los posibles proveedores puedan tomar nota de él. Existen diferentes plataformas que te permiten publicar tu llamado a licitación y así visibilizarlo.
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Seleccionar proveedor
¿Cómo tener éxito en su licitación HRIS?
Si el procedimiento de licitación parece estándar, es largo y costoso para las empresas. Aquí hay algunas buenas prácticas recomendadas para abordar con calma el delicado ejercicio de la licitación.
Anticipar los criterios de selección.
Como parte de la preparación del proyecto de licitación, es importante anticipar los criterios de selección. Ergonomía del software, cobertura funcional, alojamiento SIRH, solidez financiera del proveedor, capacidades de integración o posicionamiento de precios… ¿Cuáles son los criterios prioritarios para su empresa y su proyecto? Una de las primeras claves del éxito de una licitación es la capacidad del equipo del proyecto para identificar los puntos clave de acuerdo con sus expectativas estratégicas.
Usa el método del embudo
Si existen decenas de editoriales, no es necesario consultarlas todas. En base a un estudio preliminar, puede contactar a una docena de editores para recopilar información general y validar las características principales. De este modo, podrá seleccionar con pleno conocimiento de causa los 5 o 6 editores a los que podrá enviar la convocatoria de licitación. Una vez que haya recibido las respuestas, puede seleccionar 2 o 3 de la lista para estudiarlas desde todos los ángulos.
Vaya más allá de las demostraciones web
Las presentaciones y demostraciones web son muy buenas maneras de descubrir las diferentes soluciones SIRH. Le permiten descubrir cómo funciona el SIRH, su facilidad de manejo y sus múltiples funciones. Pero las demostraciones no son suficientes para seleccionar una solución. En Adequasys te ofrecemos realizar talleres de análisis contigo para que podamos confirmar juntos que nuestro SIRH se adapta perfectamente a tus necesidades.
Proponer un marco de respuesta
Para comparar los diferentes programas necesitas tener elementos de comparación. Para facilitar este análisis, puede proponer un marco de respuesta a todos los proveedores participantes. Este marco debe seguir siendo lo suficientemente amplio para dar a cada proveedor la oportunidad de destacarse.
Usa las herramientas adecuadas
¿Está planeando lanzar una licitación SIRH en las próximas semanas? Completar con éxito este paso de consulta es esencial para su negocio. Le ofrecemos un libro blanco sobre la consultoría de un proyecto SIRH. Esta guía está dedicada a crear las especificaciones para su futuro software. Podrá encontrar todos los consejos para una licitación exitosa de SIRH.