Ca y est vous avez le go de votre direction pour mettre en place un SIRH au sein de votre entreprise. Dans le cadre de cette mise en place l’étape de l’appel d’offre s’avère essentielle et primordiale. Cette procédure règlementé permet à une société de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs afin d’identifier le logiciel le plus adapté. Comment réussir son appel d’offre SIRH ? Voici nos conseils pour mener à bien ce projet.
Qu’est-ce qu’un appel d’offre SIRH ?
Un appel d’offre SIRH est une procédure qui permet à un commanditaire (entreprise privée, acteur public, mairie, …) de faire le choix de l’entreprise qui sera la plus à même de fournir et implémenter un logiciel SIRH. L’objectif de l’appel d’offre est de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs potentiels pour comparer les réponses.
Les étapes de l’appel d’offre
- Rédiger le cahier des charges
La première étape du processus d’appel d’offre est la rédaction du cahier des charges. Ce document devra reprendre les enjeux du projet SIRH selon les impératif du maître d’ouvrage ainsi que les fonctionnalités et usages attendus. Les contraintes et exigences doivent également être précisées afin que les fournisseurs puissent en tenir compte.
- Créer des lots
Une fois le cahier des charges rédigé vous pouvez faire le choix de le diviser en lots en fonction de priorités ou de fonctionnalités. Par exemple dans le cas d’un appel d’offre sur la gestion RH et la paie il peut être pertinent de séparer le core RH de la paie. En effet il s’agit de métiers différents traités par des prestataires différents.
- Définir les critères de choix
Afin d’effectuer un choix éclairé il est important de définir des critères de choix. Voici les différentes thématiques que l’on peut identifier :
- Le coût : comme dans la plupart des projets le coût a une place très importante. Le mieux distant, celui qui offre le meilleur rapport qualité/prix, est fréquemment préféré.
- La langue : le cahier des charges doit préciser les besoins d’adaptation du SIRH à la langue des utilisateurs finaux.
- Les fonctionnalités : dans le cadre du choix de la solution il faut s’assurer que le SIRH propose les fonctionnalités exigées par les utilisateurs et RH.
- L’accompagnement proposé par le prestataire. La mise en place d’un SIRH nécessite un accompagnement de la part de consultants. Il faut donc s’assurer que l’accompagnement soit adapté au projets et aux capacités de l’entreprise.
- Diffuser l’appel d’offre
Une fois l’appel d’offre SIRH finalisé il faut le diffuser pour que les potentiels fournisseurs puissent en prendre connaissance. Il existe différentes plateformes qui permettent de publier votre appel d’offre et ainsi le rendre visible.
- Recevoir et analyser les offres
- Sélectionner le fournisseur
Comment réussir son appel d’offre SIRH ?
Si la procédure d’appel d’offre semble standard, elle est longue et coûteuse pour les entreprises. Voici quelques bonnes pratiques recommandées pour aborder sereinement l’exercice délicat de l’appel d’offre.
Anticiper les critères de choix
Dans le cadre de la préparation du projet d’appel d’offre il est important d’anticiper les critères de choix. Ergonomie du logiciel, couverture fonctionnelle, hébergement du SIRH, solidité financière du fournisseur, capacités d’intégration ou encore le positionnement tarifaire … Quels sont les critères prioritaires pour votre entreprise et votre projet ? L’une des premières clés de la réussite d’un appel d’offre est la capacité de l’équipe projet à identifier les points clés en fonction de ses attentes stratégique.
Utiliser la méthode de l’entonnoir
Si des dizaines d’éditeurs existent, il n’est pas nécessaire de tous les consulter. En vous basant sur une étude préliminaire vous pouvez prendre contact avec une dizaine d’éditeurs pour recueillir des informations générales et valider les principales fonctionnalités. Vous pourrez ainsi sélectionner en connaissance de cause les 5 ou 6 éditeurs auprès dès quels vous pourrez envoyer l’appel d’offre. Une fois les réponses reçues, vous pourrez en sélectionner 2 ou 3 en shortlist afin de les étudier sous toutes coutures.
Aller au-delà des webdémo
Les présentations et webdémo sont de très bons moyens pour découvrir les différentes solutions SIRH. Elles permettent de découvrir le fonctionnement du SIRH, sa facilité de prise en main ou encore ses nombreuses fonctionnalités. Mais les démonstrations ne sont pas suffisantes pour sélectionner une solution. Chez Adequasys nous vous proposons d’effectuer avec vous des ateliers d’analyses afin que nous confirmions ensemble que notre SIRH répond parfaitement à votre besoin.
Proposer un cadre de réponse
Pour comparer les différents logiciels il faut que vous ayez des éléments de comparaison. Afin de vous faciliter cette analyse vous pouvez proposer un cadre de réponse à l’ensemble des fournisseurs participants. Ce cadre doit rester assez large pour donner à chaque fournisseur la possibilité de se démarquer.
Utiliser les bons outils
Vous envisagez de lancer un appel d’offre SIRH dans les prochaines semaines ? Réussir cette étape de consultation est primordiale pour votre entreprise. Nous vous proposons un livre blanc sur la consultation d’un projet SIRH. Ce guide est dédié à la réalisation du cahier des charges de votre futur logiciel. Vous pourrez y retrouver l’ensemble des conseils pour réussir son appel d’offre SIRH.
