Entrada y salida virtuales: todo lo que debe saber sobre la identificación en línea

El fichaje virtual consiste en registrar las horas trabajadas por los empleados de una organización mediante una solución de fichaje digital (software, aplicación, etc.). Con un simple clic en un ordenador, una tableta o un teléfono, cada empleado registra su tiempo de trabajo. Durante muchos años, este método de fichar estaba reservado a empleados como comerciales, técnicos y peones camineros. Hoy en día, el fichaje virtual está disponible para todos los empleados, trabajen o no fuera de las instalaciones de la empresa de forma permanente. Esta solución es la respuesta perfecta al problema del control del tiempo de trabajo cuando se teletrabaja.

Además de simplemente registrar las horas trabajadas, el reloj virtual puede utilizarse para controlar las horas extraordinarias, RTT y todas las vacaciones de los empleados.

Si con el desarrollo del teletrabajo el fichaje virtual parece una obviedad, tiene muchas ventajas. Olvídese de sus viejos relojes de fichar, he aquí las ventajas de las soluciones digitales:

• Económico: el sistema de fichaje virtual es accesible a través de su ordenador, tableta o teléfono
• Rápido: No es necesario instalar ni taladrar la pared para configurar un reloj de fichar virtual. Tus empleados pueden fichar a la entrada y a la salida muy rápidamente
• Sencillo: Se acabó editar tarjetas, gestionar pérdidas u olvidar fichar. Con el reloj de fichar virtual, cada empleado puede fichar su entrada y salida directamente en línea
• Intuitivo: la interfaz de puntero permite introducir rápidamente los tiempos.

Adequasys HRIS incluye una solución de reloj de fichar virtual que permite a sus empleados introducir las horas de inicio y salida de sus turnos. Accesible a través de ordenador, tableta o teléfono móvil, el reloj de fichar virtual simplificará la digitalización de su gestión del tiempo de trabajo. En cuanto a RRHH, puede utilizar el software para controlar las horas trabajadas y corregir cualquier anomalía.

Tanto si sus empleados están presentes in situ como si no, el reloj de fichar virtual les permite introducir sus horas de trabajo en tiempo real o a posteriori:

• En horas
• En horas
• Con o sin declaración de actividades realizadas
• Por día, según el tipo de contrato, como para los ejecutivos a precio fijo.

Tanto en Francia como en Suiza, el control del tiempo de trabajo es ante todo una obligación legal para los empresarios. El control del tiempo de trabajo debe tener en cuenta las horas trabajadas tanto dentro como fuera de los locales de la empresa. Para controlar el tiempo de trabajo, debe implantar una de las siguientes soluciones de control de presencia:

• Control de entrada y salida convencional mediante un reloj de fichar o una tarjeta de identificación instalados en los locales de la empresa
• fichaje virtual mediante un programa informático accesible por Internet para registrar el tiempo de trabajo.

El empresario está obligado a controlar regularmente el tiempo de trabajo de sus empleados que trabajan horas individuales u horas colectivas diferenciadas dentro del mismo equipo, departamento o taller.

Los trabajadores por cuenta ajena sujetos a un número fijo anual de jornadas son libres de organizar su horario de trabajo y su organización profesional. No obstante, el empresario está obligado a elaborar un documento de control en el que consten las jornadas o medias jornadas trabajadas por el asalariado. Estos documentos deben permitir al empresario controlar los periodos de descanso y comprobar periódicamente que la carga de trabajo del trabajador es razonable.

Desde el 25 de mayo de 2018, los sistemas de control del tiempo de trabajo mediante tarjeta de identificación o fichaje digital de entrada y salida ya no tienen que declararse a la CNIL. Sin embargo, las empresas y asociaciones siguen siendo responsables de proteger los datos personales de sus empleados, de conformidad con el RGPD.

El artículo 5 del RGPD establece que "los datos personales deberán ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para los fines para los que se traten". En términos prácticos, esto significa que la solución de control de presencia debe adaptarse a la actividad de la empresa y respetar los derechos y libertades individuales de los empleados.

En este sentido, y de conformidad con el principio de respeto de los datos personales, los relojes de fichar biométricos que utilizan las huellas dactilares o el reconocimiento facial no están autorizados por la legislación francesa.