Desmaterialización de los recursos humanos en la FIPOI

• • Interfaz con el software de nóminas implementado rápidamente, ahorrando un tiempo precioso cada mes.
  • Reducción de las llamadas telefónicas a RRHH gracias a la introducción del portal de RRHH y el autoservicio.
  • SIRH fácil de usar para todos los empleados.

Uno de los objetivos de RRHH es recopilar una serie de datos y distribuirlos a los usuarios adecuados. En una empresa, la mayor parte de los datos que pasan por ella lo hacen en forma de expedientes: documentos de los candidatos, contratos iniciales, modificaciones, solicitudes y justificantes de ausencias, nóminas, certificados anuales y todo tipo de documentos. ¿Es posible procesar estos datos del mismo modo que los que tiene en el SIRH? Sylvie BEAUVAL, Responsable de RRHH de la FIPOI declara y nos habla de su utilización del SIRH para desmaterializar documentos y nóminas.

"FIPOI es la Fondation des Immeubles Pour les Organisations Internationales. Iniciamos nuestra colaboración con Adequasys mediante la aplicación de la software HRIS sólo para el módulo "gestión administrativa de RRHH". A continuación, configuramos la "gestión del tiempo" mediante la herramienta "declaración de actividades". Con 60 empleados, no necesitamos todos los módulos del SIRH, pero sí una herramienta de RRHH, sin tener que crear una "fábrica de gas". Hemos trabajado mucho juntos desde el año pasado para desarrollar toda la parte de gestión del tiempo, debido a la necesidad de cumplir con el directiva SECO (registro de las horas de trabajo en Suiza). La implantamos a principios de este año y está funcionando muy bien.

"Optamos por centrar el primer esfuerzo de desmaterialización en la nómina y el certificado. La nómina se genera con otro programa informático y luego se implementa en el SIRH. RRHH no tiene que escanear nada: el SIRH está interconectado con nuestro software de nóminas y las nóminas se introducen automáticamente en el expediente del empleado. Todos nuestros empleados tienen acceso a un ordenador. A final de mes, el empleado se conecta y recoge su nómina. Así que el proceso fue rápido de poner en marcha. Al hacer que este tipo de documento esté disponible en el portal del empleado, es más fácil animarles a conectarse al HRIS y conseguir que se sumen al proceso de digitalización.

"Es la primera vez que tengo un sistema así, y tengo que decirle que recibimos muchas menos llamadas telefónicas diciendo "no he recibido mi nómina". No tenemos que imprimirla ni enviarla. Este es el primer año que hemos introducido las nóminas y no hemos recibido ni una sola llamada... y eso es una gran ayuda para los que estáis en la administración... os ahorra tiempo". "También hemos digitalizado todos nuestros expedientes personales y evaluaciones anuales", explica Sylvie Beauval.

"Estamos desarrollando todo lo relacionado con la gestión de las evaluaciones y las competencias. Después, idealmente, nos gustaría poder digitalizar el documento y tener el SIRH reconoce dónde insertar la información sin manipulación humana, para evitar errores".