¿Cómo deben elaborarse las especificaciones del SIRH?

Las especificaciones SIRH es un expediente elaborado por la empresa (o un proveedor de servicios de consultoría) a la atención del editor de software que le proporcionará la solución SIRH más adaptada a su contexto y necesidades. Si desea implantar un SIRH en su organización, es importante identificar previamente los procesos de RRHH. Es difícil evaluar una herramienta si el análisis no se realiza previamente. El objetivo del pliego de condiciones es enumerar las necesidades y requisitos precisos de esta herramienta de RRHH.

Es aconsejable realizar una auditoría de las necesidades del SIRH de su empresa con los responsables de recursos humanos o, en su defecto, tras consultar al personal responsable de las tareas operativas de RRHH. Esta auditoría debe hacer balance de las herramientas de las que ya se dispone e identificar las posibles carencias. Una vez elaborado, el pliego de condiciones del SIRH será el documento de referencia para evaluar la calidad de las soluciones SIRH que le propongan.

Se trata de presentar la organización en su conjunto (ámbito de actividad, cultura, estructura organizativa, etc.) para que el redactor comprenda el contexto en el que opera. También hay que presentar el departamento de RRHH y el sistema de gestión de RRHH actual. Por último, es esencial proporcionar cifras sobre la plantilla (número, tipo de contrato) y los diferentes puestos de trabajo que se desempeñan en la organización. Esta primera parte es esencial porque permitirá al editor del software dimensionar la solución al proyecto y adaptar los ajustes y la personalización.

Es muy importante formalizar lo que la organización quiere conseguir con la implantación de un SIRH. Sobre todo porque estos elementos pueden utilizarse como indicadores de rendimiento. Los retos de un SIRH pueden ser múltiples: agilizar los procesos de RRHH, disponer de una plataforma colaborativa para que todos los empleados tengan acceso a los datos, proteger los datos de RRHH, etc. A continuación, estos retos se desglosan en objetivos globales u objetivos identificados para cada proceso.

El objetivo es elaborar un conjunto preciso de requisitos para el proyecto del SIRH. Estos requisitos suelen ser :

• legales: cumplimiento de RGPD por ejemplo,
• técnica: método de adquisición de la solución (SAAS o Licencia), integración en el entorno informático (conexión con Active DIrectory, interfaces que deben proporcionarse con las soluciones existentes para evitar reintroducciones, etc.), método de implantación, recuperación de datos, etc.
• financieros: método de financiación (leasing, lotes, etc.)
• funcional: lista de los principales procesos que deben digitalizarse, especificando eventualmente los procesos que no se incluyen.
• temporal: si es posible, especificar qué procesos son urgentes, tienen prioridad o pueden realizarse en una fecha posterior.

En esta fase se destacan todos los requisitos funcionales de los procesos de RRHH que la organización desea digitalizar. Como primer paso, es aconsejable volver a utilizar el mapeo para resaltar las interacciones entre los procesos de RRHH existentes y los que se van a digitalizar. Esto permitirá al editor empezar a planificar las posibles interfaces (con el software de nóminas, por ejemplo) o la transferencia de datos.

En el ejemplo siguiente, la organización dispone de soluciones para gestionar los siguientes procesos de RRHH: contratación, formación y nóminas. Quería una solución para digitalizar los procesos de RRHH relacionados con las entrevistas, la gestión administrativa y la gestión del tiempo y las ausencias. Gracias a este diagrama, el editor puede ver directamente qué interfaces o transferencias de datos hay que tener en cuenta para integrar su solución en el SIRH actual.

En segundo lugar, se trata de revisar todos los requisitos en detalle para cada una de las siguientes áreas Proceso de RRHH a digitalizar. Se trata de explicar por qué se desea implantar un proceso concreto y definir con precisión las expectativas. Esta etapa es una oportunidad, por un lado, para poner de relieve lo que falla en las prácticas actuales y, por otro, si es necesario, para precisar las características específicas de la organización para cada proceso.

Ejemplo: utilizamos Word para realizar entrevistas, pero no estamos en condiciones de saber quién las ha hecho y luego analizar los datos. Nos gustaría que todo el mundo pudiera hacer sus entrevistas en línea y analizar los datos.

El cliente enumera las funciones deseadas, indicando la prioridad. Esta exigencia puede hacerse en forma de fichero Excel. Cada editor puede responder. En ningún caso se trata de pensar cómo se tratarán los requisitos. Corresponde al editor imaginar cómo configurará y personalizará la solución para responder a las necesidades de una organización.

¿Es usted responsable de RRHH o jefe de proyecto en su organización y busca un ejemplo de pliego de condiciones para un SIRH? Nuestros consultores han elaborado una guía completa para la consultoría de un proyecto SIRH. En ella encontrará los fundamentos de un proyecto SIRH, las herramientas necesarias para elaborar el pliego de condiciones y los componentes del plan de respuesta.

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Elaborar una especificación del SIRH no significa imaginar el SIRH objetivo desde un punto de vista técnico. Es importante centrarse en los retos del proyecto, los objetivos estratégicos y los requisitos funcionales. Es necesario dedicar tiempo a esta fase porque determinará todas las etapas siguientes de su proyecto SIRH: la gestión del proyecto SIRH y la implantación del SIRH.

Elegir un editor significa elegir mucho más que un software: está eligiendo un verdadero socio. Esto significa que el editor de software debe ser capaz de entender sus necesidades, compartir los retos de su proyecto y estar dispuesto a trabajar con usted para construir su futuro SIRH.