Un sistema de información de RRHH flexible, escalable y dinámico en la Banque Cantonale de Genève

En el pasado, las distintas tareas se organizaban mediante hojas de cálculo Excel, Word o correo electrónico, y los documentos se archivaban en ficheros físicos. La redacción y elaboración de los distintos documentos requería mucho tiempo y, obviamente, los datos nunca estaban completamente actualizados.

Hoy en día, los programas informáticos de RRHH permiten :

• crear los procesos ESM de los empleados,
• indicar y controlar las tareas a los distintos departamentos (gestor, informática, logística, seguridad física, etc.),
• gestionar los recordatorios.

"Se pulsa un botón y aparece el documento Excel con todos los datos del nuevo contratado introducidos previamente en el SIRH. El responsable administrativo puede editar todos los documentos de contratación: contrato, atestados, normas de seguridad, notificaciones de seguridad social, etc. Es rápido y fácil. Es rápido. Los documentos se rellenan previamente, se envía el formulario al empleado y éste sólo tiene que firmarlo... ¡un ahorro de tiempo impresionante!

El objetivo inicial era aligerar la carga del departamento de RRHH reduciendo las actividades administrativas que no añadían valor en otras palabras, ahorrar tiempo y aumentar la productividad. En 2008, aprovechando un contexto de reorganización y cambio en el SI del banco, Recursos Humanos quiso hacer más eficientes los procesos, registrar los flujos de trabajo y rastrear los movimientos del personal.

Aprendiendo de un sistema anterior muy sobredimensionado y, por tanto, demasiado costoso para las necesidades de RRHH, el Grupo BCGE adoptó la solución Adequasys, inicialmente con la implantación de la gestión de ausencias. Desde entonces, se han automatizado 32 procesos con el SIRH (véase el cuadro). "En efecto, hemos pasado del biplano al caza.

En enero de 2009, la aplicación Adequasys se convirtió en el SIRH maestro y permitió gestionar los datos personales y profesionales de los empleados, la formación y la organización (estructura jerárquica). De 2010 a 2015, BCGE se centró en el desarrollo de procesos para optimizar la productividad y, en el verano de 2016, se puso en marcha el registro del tiempo de trabajo, en respuesta a la directiva SECO, en paralelo con la optimización de los procesos de formación.

La plataforma, que puede interconectarse automática o manualmente con varias aplicaciones informáticas de RRHH y de sistemas de información bancaria, permite que los datos circulen hacia arriba y hacia abajo, evitando así las entradas múltiples que son fuente de errores.

" Hoy en día, la llegada de un nuevo empleado se gestiona de forma eficaz. Cada área debe ocuparse de su propio proceso para garantizar la integración del nuevo empleado y la calidad de los datos en el SIRH. Cada responsable indica lo que necesita el nuevo empleado (teléfono, ordenador, acceso informático y físico, etc.). A continuación, RR.HH. comprueba que todos hayan realizado su trabajo a tiempo. Cuando empecé a trabajar en el banco, a veces se necesitaban tres días para que un nuevo empleado estuviera plenamente operativo, porque el intercambio de información con TI, seguridad o logística era de mala calidad y demasiado lento... una enorme pérdida financiera".

"Desde la adopción del SIRH Adequasys, el departamento de RRHH ha ahorrado 1,35 UT administrativas. Su implantación ha permitido :

• ofrecer un servicio de calidad a nuestros empleados y directivos,
• reducir costes (mejorando la productividad, optimizando el uso del personal, etc.).
• centrarse en misiones de valor añadido (creación de clubes deportivos y de ocio, desarrollo de beneficios para los empleados, prevención en la empresa, etc.).

Ahora, dedicamos nuestro tiempo a tareas de alto valor añadido y hemos pasado de agentes administrativos a socios de línea".