Proyectos de SIRH por contrato o a precio fijo: ¿qué elegir?

¿Cómo elegir entre un contrato de precio fijo o fijo para los servicios de implantación del SIRH? SIRH ? Hay quienes están convencidos de que sólo las soluciones de precio fijo garantizan un coste conocido de antemano, y quienes no quieren soluciones de precio fijo y piensan que es mejor la gestión por tiempo y materiales. Entonces, ¿se trata de un proyecto SIRH de precio fijo o de tiempo y materiales? En realidad, depende del tipo de proyecto. He aquí algunas explicaciones.

En primer lugar, dejemos claro que con un servicio de gestión de proyectos, usted compra el tiempo del proveedor de servicios y es libre de cambiar lo que le pide que haga. En cierto modo, no hay un compromiso firme con unos resultados definidos de antemano, ya que puedes cambiar tus requisitos en el transcurso del proyecto. El proveedor de servicios justifica su factura con un registro de todo su trabajo.

En resumen, la gestión de proyectos implica un compromiso de recursos. El prestador de servicios o editor se compromete a poner a disposición recursos para llevar a cabo el encargo. Este modelo organizativo implica :

• Una fecha de lanzamiento del proyecto
• Una estimación aproximada del tiempo necesario para completar el proyecto
• Facturación basada en el tiempo empleado, con una TADR (tarifa media diaria)
• Puesta a disposición del cliente de un recurso (consultor, desarrollador, etc.) para llevar a cabo el encargo.

En un contrato a precio fijo, el precio se fija de antemano con especificaciones precisas. El proveedor se compromete a una entrega fija y te envía la factura a la entrega, sin tener que justificar los detalles de sus servicios. Si tienes que cambiar tus requisitos, es complicado, porque el proveedor se queda bloqueado en lo previsto y luego tiene que ofrecer un presupuesto suplementario con un paquete diferente.

En un proyecto de precio fijo, el proveedor de servicios tiene una obligación de resultados. Por tanto, este tipo de proyecto conlleva :

• Un presupuesto fijo
• Un pliego de condiciones con un alcance que enmarca el proyecto
• Una fecha para la puesta en producción del software.

Es fácil entender que el primer factor es si tiene (o puede) formalizar sus requisitos en un pliego de condiciones. Y, obviamente, no basta con una simple lista: necesitas especificaciones detalladas para que no haya malentendidos entre lo que esperabas y lo que ha entregado el proveedor. Por ejemplo, el proveedor puede entender un requisito como este "Flujo de trabajo para validar un aumento salarial" como una simple validación por parte del gerente, mientras que para usted también requiere la validación por parte del N+2, el director regional y RRHH, es decir, 3 niveles de validación en realidad, y acceso para 4 tipos de responsables de la toma de decisiones.

Aquí tienes algunas preguntas que debes plantearte para ayudarte a elegir entre tiempo y materiales y precio fijo:

• ¿Tiene un proyecto definido con precisión en un pliego de condiciones? Opte por un precio fijo.
• ¿Tiene un presupuesto flexible y necesita adaptar su proyecto a medida que avanza? Opte por un contrato a precio fijo.
• ¿Desea externalizar toda la integración de su SIRH? Ambas soluciones son posibles.
• ¿Está definiendo su proyecto? Los análisis son una buena forma de avanzar con calma.

A menudo, los RRHH piensan "mis necesidades son comunes, no somos diferentes de los demás, tomaremos su producto estándar..." y no describen sus procesos en detalle. Existe entonces un riesgo de divergencia. Si puede adaptarse fácilmente porque su organización aún no gestiona ese tipo de procesos, todo irá bien. Pero si necesita digitalizar una función que ya se gestiona manualmente o mediante una aplicación obsoleta, o que está sujeta a normas de gestión inmutables (convenio colectivo, acuerdo de empresa), entonces el riesgo es importante.

Así pues, hay casos en los que es bastante fácil redactar especificaciones (procesos conocidos, bien dominados), y otros casos en los que es mucho más complicado. En el primer caso, se puede acordar un precio fijo sin riesgo de malentendidos ni sorpresas en forma de costes adicionales, porque el entregable está bien definido y el proveedor puede comprometerse.

En cualquier caso, recuerda que con un precio fijo, es el proveedor quien asume el riesgo de superar el presupuesto sin cambiar el alcance. Es el proveedor quien tiene que asumir la responsabilidad si ha subestimado un coste. Como es difícil reducir completamente este riesgo, el proveedor suele añadir un margen a su presupuesto para cubrir su riesgo. Así, el cliente pagará un coste más elevado y, si el proveedor lo hace bien, sus márgenes serán mayores.

Cuando no disponga de medios para redactar un pliego de condiciones, pero tenga necesidades precisas, evite los precios fijos: es muy probable que haya malentendidos. En este caso, opte por un contrato a precio fijo. Este método le permite desarrollar gradualmente el SIRH con nuestros consultores. Regie no significa que no haya límite presupuestario, sino que, para respetar el presupuesto, se le permite modificar los requisitos (simplificar, hacer las cosas de otra manera, posponer a una versión posterior). La gestión de proyectos permite afinarlos mejor que los contratos a precio fijo.

Muchos clientes ya no tienen tiempo de redactar pliegos de condiciones. La mejor solución es una fase de análisis con nuestros asesores. Consultores HRIS. Nuestra metodología nos permite definir las adaptaciones necesarias para que el SIRH responda a sus expectativas y tener un coste preciso. A continuación, podrá presentar el proyecto a su dirección con un mínimo de riesgo y un máximo de satisfacción por parte de los futuros usuarios.

Estos análisis de alcance permitirán analizar las operaciones existentes y proponer especificaciones adecuadas. Brevemente, el análisis abarcará los siguientes puntos:

• El contexto
• El perímetro
• Partes interesadas
• Objetivos y necesidades de los usuarios
• Plazos e hitos clave
• Beneficios esperados
• Riesgos y limitaciones potenciales.

Tanto si es una PYME como una ETI, la configuración de su software SIRH tendrá un coste. Si tiene en cuenta estos factores, podrá controlar este coste para asegurarse de que se mantiene dentro del presupuesto definido inicialmente y conseguir que su proyecto sea un éxito.