¿Cómo gestiona los horarios de la empresa?

Existen muchas herramientas diferentes para gestionar los calendarios, desde métodos tradicionales hasta sofisticadas herramientas digitales. He aquí algunos ejemplos de herramientas utilizadas habitualmente para gestionar los calendarios de las empresas:

• Las agendas físicas o digitales se utilizan para planificar citas y reuniones al tiempo que se controlan los plazos personales
• Las hojas de cálculo, como Excel, se utilizan para crear calendarios, planificar tareas y supervisar el progreso de los proyectos
• Software de gestión de proyectos colaborativos que ofrece funciones avanzadas para planificar proyectos, asignar tareas o supervisar el progreso
• El sitio software de planificación Tanto si está incluido en un sistema de información de recursos humanos como si no, puede gestionar los horarios de los empleados con sólo unos clics
• Herramientas de comunicación interna para coordinar eficazmente a los miembros de un equipo o un proyecto.

El Derecho laboral impone ciertas normas y formalidades a la gestión de los horarios de trabajo. Se establece un horario de trabajo para un equipo de empleados de un mismo establecimiento, que trabajan el mismo horario. El artículo L3171-1 del Código del Trabajo francés especifica que la ficha debe incluir la siguiente información:

• La hora de entrada del trabajador
• La hora a la que el empleado termina de trabajar
• Las horas y la duración del descanso.

Sin embargo, el legislador no impone ningún marco para la forma que debe adoptar el horario de trabajo. Cada organización es libre de distribuir el horario en la forma que desee. Puede adoptar la forma de un plan de trabajo, una agenda compartida, un cuadro de organización del tiempo o un horario de un software de planificación.

1. El reto operativo

El principal objetivo de los directivos es garantizar el rendimiento de su personal en los distintos proyectos y encargos que se les confían. Los proyectos deben entregarse a tiempo. Para gestionar el rendimiento y los recursos de la forma más eficaz posible, los directivos deben saber de qué capacidad disponen para absorber el mayor número posible de proyectos. Es esencial conocer en tiempo real la disponibilidad de cada persona y poder prever las necesidades de personal a lo largo del tiempo.

2. Lo que está en juego

Uno de los indicadores utilizados para controlar los resultados de una empresa es su rentabilidad. Por ello, la dirección general suele prestar mucha atención a la rentabilidad de los proyectos internos y externos. Para seguir de cerca este indicador y dirigir su empresa en la dirección correcta, es vital disponer de datos fiables y procesables.

3. El reto de los RRHH

¿Necesitará la empresa contratar personal en las próximas semanas o meses? El equipo de RRHH necesita saber cuáles serán las necesidades de recursos humanos de la empresa en el futuro. Esto simplifica la aplicación del plan anual de contratación y su adaptación a lo largo del periodo. La previsión también permite anticipar las necesidades de formación y las oportunidades de movilidad para garantizar la disponibilidad de los equipos.

He aquí algunos consejos para optimizar la gestión de la programación de su empresa:

1. 1. Defina claramente los objetivos : Antes de empezar a planificar, es importante definir claramente los objetivos de la empresa y de cada proyecto. Esto facilitará la priorización de tareas y la asignación de recursos.
   2. Fija plazos realistas: Los plazos deben fijarse teniendo en cuenta las limitaciones y capacidades de la empresa. Es importante no fijar plazos demasiado ambiciosos o demasiado ajustados, que podrían comprometer la calidad del trabajo y la salud mental de los empleados.
   3. Identificar las tareas críticas : Las tareas críticas son aquellas que tienen un mayor impacto en el proyecto en su conjunto. Es importante identificarlas y prestarles especial atención para evitar retrasos y problemas.
   4. Asigne los recursos adecuados: Los recursos deben asignarse en función de las prioridades y limitaciones de cada proyecto. Es importante asegurarse de que cada tarea se asigna a la persona o el equipo mejor situados para llevarla a cabo.
   5. Utilizar herramientas y métodos adecuados : Las herramientas y métodos deben elegirse en función de las necesidades y capacidades de la empresa. Es importante asegurarse de que las herramientas se adaptan a los proyectos en curso y de que los miembros del equipo están formados en su uso.
   6. Realice un seguimiento periódico: Un seguimiento regular ayuda a garantizar que los proyectos avanzan según lo previsto y a detectar cualquier problema. Es importante planificar puntos de seguimiento periódicos para cada proyecto.

Adequasys SIRH integra una solución de gestión de horarios que le permitirá reducir el tiempo que dedica a gestionar los horarios. Gracias a nuestra solución de programación, sus responsables podrán acceder fácilmente a todos los calendarios de los diferentes equipos. La gestión de los recursos y la dirección de los equipos mejoran para que todos puedan optimizar su tiempo de trabajo. El módulo de planificación ofrecido por Adequasys HRIS le será de gran utilidad.

Nuestro software de gestión de la planificación será su mejor aliado para implementar una buena gestión de la planificación. Podrá consultar en todo momento la disponibilidad de sus empleados y asignarles tareas y misiones en función de su carga de trabajo y del tiempo disponible.