Simplifique las reclamaciones de gastos con el SIRH

A cuenta de gastos es una factura o recibo que permite reembolsar a los empleados los gastos en que han incurrido de su propio bolsillo por motivos profesionales. Las cuentas de gastos se refieren generalmente a viajes o reuniones con clientes y proveedores. A efectos contables, cuando no se ha adelantado el dinero o RRHH no se ha hecho cargo de las reservas, el empleado debe conservar un justificante de los gastos efectuados.

La forma de redactar una declaración de gastos depende del política de viajes de la empresa. El trabajador rellena un formulario material o inmaterial, resume los gastos efectuados y adjunta los justificantes. El formulario estándar varía de una empresa a otra. Normalmente, el empleado especifica la fecha y el importe del gasto, el alcance de su tarea y el nombre del proveedor del servicio. Según un estudio de la Fundación HRS y GBTA, crear una declaración de gastos puede llevar hasta 20 minutos. Cuando un empleado regresa de un viaje de negocios con un gran número de documentos justificativos que recopilar, esos minutos pueden convertirse rápidamente en horas...

Los empleados presentan sus declaraciones de gastos a la administración. A veces, los gestores tienen que corregir estas declaraciones de gastos e informar de ellas a sus empleados. Si herramientas como el SIRH no se utilizan, esto implicará múltiples intercambios de correos electrónicos, con la consiguiente pérdida de un tiempo precioso para ambas partes. Una vez verificada, la declaración de gastos se introduce en el sistema informático de la empresa para activar el reembolso. La tramitación manual de las declaraciones de gastos lleva mucho tiempo. Si su PYME crece y crece, necesita dotarse de un software HRIS para evitar errores cuando se duplique la declaración de gastos.

En primer lugar, puede ahorrar tiempo a empleados, recursos humanos y contables. Los procedimientos totalmente automáticos permiten un seguimiento regular de cada situación. Los empleados pueden introducir sus gastos cada día y el proceso se completa con mayor rapidez.

¡Quién dijo que no había papel para simplificar los procedimientos administrativos! El responsable de contabilidad ya no tiene que procesar documentos. Cuando un empleado realiza una transacción, recibe una alerta en su puesto de trabajo. Pueden consultar, inspeccionar y comprobar directamente. ¿Sus empleados utilizan tarjetas de crédito de la empresa? Si es así, el software SIRH también puede ayudarle a comprobar la exactitud del importe declarado. Si no es así, los archivos de soporte serán escaneados y fácilmente accesibles en el espacio en línea.

Por último, pero no menos importante: ¡limite el riesgo de fraude! Gracias al software SIRH, podrá comprobar más fácilmente si los empleados cumplen la política de viajes de la empresa. Si se detecta algún problema, la herramienta de gestión se lo recordará automáticamente. Una vez más, esto ahorra a todos mucho tiempo y energía. ¿Está al frente de una PYME? Descubra la solución Adequasys HRIS para una gestión sencilla de los gastos.

Con el SIRH Adequasys, puede definir sus propios flujos de aprobación en función de los criterios que elija: importe de la solicitud de gasto, carga analítica, cadena jerárquica, etc. El software de RR.HH. simplifica la validación y le avisa de las solicitudes de gasto que contienen anomalías, como duplicados o gastos no autorizados. La precisión de la herramienta le permite rechazar determinadas líneas sin dejar de validar la solicitud de reembolso.

La desmaterialización a través del SIRH Adequasys con valor probatorio permite centralizar el almacenamiento de los recibos. Los documentos en papel pueden eliminarse y guardarse en el software de RRHH. Las personas encargadas de la verificación y validación ya no tienen que manipular o archivar los tickets y facturas.