Algunos consejos para garantizar la rentabilidad de su política de viajes de empresa

 

Defina los objetivos de su política de viajes de empresa

 

Una política eficaz requiere objetivos claramente definidos y una estrategia claramente identificada. Reducir costes, garantizar la seguridad de los viajeros, reducir el estrés y la fatiga asociados a los viajes... todos estos son objetivos que suelen estar vinculados a una política de viajes de empresa. En cualquier caso, una vez definida su política, asegúrese de que se comunica, sobre todo a los directivos, para garantizar que los miembros de sus equipos la aplican.

Comprender y analizar las necesidades de sus empleados en materia de viajes de negocios

 

Para que su PVE sea rentable, debe ser comprendido y adoptado por sus empleados. Esto significa que debe corresponder a sus necesidades reales en materia de viajes de negocios. Por tanto, es esencial :

  • realizar un estudio de viajes de negocios Los tipos más comunes de viajes de negocios y cómo optimizarlos,
  • estudiar los costes directos (transporte, alojamiento, comidas, etc.) y los indirectos (planificación de viajes, seguros, inversiones tecnológicas como software de gestión de informes de gastos, etc.).
  • tenga en cuenta las peticiones de sus empleados y cualquier requisito específico relacionado con su empresa o actividad.

Facilitar la organización de viajes de negocios

 

Ha llegado el momento de definir las directrices de su política de viajes. Debe determinar las normas relativas a :

  • la comodidad de los pasajeros: primera clase o clase turista, la calidad del alojamiento, el tamaño del almuerzo para llevar, etc.
  • procesos: reserva anticipada de billetes, lista de compañías aéreas autorizadas y prohibidas, proveedores preferentes, etc.
  • seguridad: precauciones que deben tomarse antes y durante el viaje, números de contacto en caso de emergencia, seguros, etc.

Por último, asegúrese de que todos los documentos pertinentes necesarios para aplicar su PVE sean fácilmente accesibles (desde la intranet, por ejemplo) para los empleados.

Facilitar la organización de viajes de negocios

 

Además de la gestión tradicional de los viajes de negocios (solicitud de misión, objetivo, duración y validación), las soluciones del SIRH como Adequasys puede utilizarse para establecer procesos específicos de gestión de riesgos. En algunas empresas, los empleados viajan a países o zonas de alto riesgo. En caso de secuestro y petición de rescate, se pone en marcha un proceso específico para garantizar que la persona está viva. Un SIRH como Adequasys puede gestionar y asegurar todos los datos vinculados a este proceso de gestión de riesgos.
Su empleado acaba de regresar de un viaje de negocios, pero su periplo administrativo aún no ha terminado. Ahora tiene que declarar sus diversas declaraciones de gastos. Se trata de un proceso que lleva mucho tiempo a sus empleados, directivos y servicios generales. Procesamiento rápido de las declaraciones de gastos, introducción automatizada de datos, simplificación del proceso de validación y aprobación, gran capacidad de análisis y elaboración de informes, prevención del fraude... Invertir en un sistema de gestión de declaraciones de gastos puede marcar la diferencia. Solución SIRH para la gestión de las declaraciones de gastos es un aliado clave para mejorar la eficiencia, optimizar el tiempo de gestión y reducir los costes derivados de los viajes de negocios de sus empleados.

El éxito de una política de viajes depende de una definición precisa de sus objetivos. La rentabilidad no es la única consigna encontrar la proporción adecuada entre control de costes y comodidad de los pasajeros es esencial para garantizar la adopción de su PVE.