La importancia del informe de asombro - Adequasys HRIS

Un informe de asombro es un documento (en papel o digital) redactado por un empleado recién contratado. En él describe lo que observa y lo que le sorprende durante sus primeras semanas y meses en su nueva empresa. Está destinado al jefe como medio para identificar posibles disfunciones y recoger sugerencias de mejora. El objetivo del informe de asombro es ofrecer una nueva perspectiva sobre una empresa o su departamento.

Aunque en la mayoría de los casos el informe se solicita a un nuevo contratado, también puede establecerse como parte de un programa de movilidad interna o para el lanzamiento de un nuevo proyecto.

El informe de asombro, como herramienta de gestión, puede tener varios objetivos, entre ellos :

• Identificar disfunciones, más o menos profundas, en la organización, las líneas de negocio, la comunicación dentro de la empresa, etc.
• Recoger nuevas ideas para fomentar la innovación,
• Implicar a un nuevo empleado e inculcarle un sentimiento de reconocimiento,
• Recoger propuestas diversas e inesperadas sobre la actividad de la empresa,
• Detectar y tratar los malentendidos entre los nuevos empleados.

Esta práctica ofrece muchas ventajas en la mejora continua de la organización. Ofrece ventajas tanto a los directivos como a los empleados, siempre que sean capaces de dar un feedback constructivo. Los directivos y ejecutivos deben ser capaces de escuchar y acoger los comentarios constructivos.

Para el empresario y el directivo, el informe de asombro es una oportunidad para cuestionar el funcionamiento de la empresa, el departamento o el sector. Este informe puede conducir a mejores prácticas gracias a un punto de vista más neutro y objetivo que el de un empleado que lleva varios años en la empresa o el departamento. Este asombroso debrief te da la oportunidad de identificar ideas totalmente innovadoras y de plantearte aplicarlas. Esta reflexión demuestra su consideración hacia la persona que ha elaborado el informe de asombro.

Desde el punto de vista del empleado, además de revisar la integración, este informe profesional es una oportunidad para hacer una contribución a la empresa. El punto de vista del contratado es importante para la organización y resulta interesante. Al ofrecer un feedback constructivo, el nuevo contratado demuestra sus capacidades profesionales.

El feedback comienza el primer día del empleado en su nueva empresa o departamento. El documento puede presentarse a la llegada o en los días o semanas siguientes. Cuanto antes empiece, más podrá compartir el empleado sus primeras impresiones. Dependiendo de la situación, el informe final se presentará al cabo de unas semanas, al final del periodo de prueba o al final del periodo de prácticas o del curso en alternancia. Por lo general, concluye un periodo de unos 3 meses de observación. En algunas organizaciones más complejas, el informe puede concluirse al final del primer semestre o del primer año.

El informe puede ser un documento de formato libre que permita hacer una serie de observaciones sobre la organización. A continuación se sugieren algunas preguntas para formular al empleado:

• ¿Qué le llevó a solicitar un empleo en nuestra empresa?
• ¿Cómo describiría su experiencia de solicitud? ¿Qué podría mejorarse?
• ¿Qué le motivó a trabajar para nuestra empresa después de la entrevista?
• ¿Qué es lo que más le ha sorprendido de nuestra empresa?
• ¿Qué es lo que más le ha sorprendido de nuestra empresa?
• ¿Cuál es nuestro punto débil más inesperado?
• Si tuviera que introducir mejoras, ¿cuáles serían?
• ¿Cómo describiría su acogida?
• ¿Qué sugerencias de mejora haría en relación con su contratación (desde la información sobre la vacante hasta la integración)?
• Desde su llegada, mencione 3 actividades o acontecimientos que haya apreciado y que hayan contribuido a su integración.
• Enumere 3 actividades o acontecimientos que considere que han contribuido a su integración.
• Enumere 3 acciones o acontecimientos que considere que no han contribuido al éxito de su integración.

El método puede variar de una empresa a otra. En algunas empresas, los nuevos empleados pueden ser entrevistados de manera informal. En otras, el feedback puede adoptar la forma de una presentación oral. El informe de asombro suele ser un documento de unas pocas páginas en papel o en formato informático. El uso de SIRH permite integrar el informe de asombro en el curso de laonboarding. A continuación, se envía directamente al gestor y a RRHH.

Dentro de la empresa Adequasys El informe se ofrece a los nuevos empleados unas semanas después de su llegada. Se presenta en forma de cuestionario al que se puede acceder directamente desde el SIRH.

Enumerar los problemas encontrados en el informe de asombro no sería pertinente. El objetivo es explicar las dificultades y "proponer soluciones". No tendría sentido señalar con el dedo los fallos de funcionamiento, que a veces son inherentes a la actividad y a los que simplemente es imprescindible adaptarse. Redactar un informe de asombro requiere observación, curiosidad, apertura y espíritu crítico. Se trata de poner de relieve "los signos de interrogación, las zonas grises y los malentendidos".

Tampoco tiene mucho sentido mencionar los nombres de algunos colegas en este informe. No se trata de denunciar ni de juzgar a nadie. La diplomacia debe desempeñar un papel importante en este proyecto.