5 razones para digitalizar los informes de gastos

¿20 minutos para crear una declaración de gastos? ¡Eso es mucho tiempo! Muchos empleados se quejan de cómo tienen que gestionar sus informes de gastos, encontrar sus tickets, adjuntarlos a la nota correcta, etc., toda una serie de acciones que ralentizan el procesamiento y la finalización del informe por parte del empleado cuando este proceso no está digitalizado.

Lo mismo ocurre con el departamento de contabilidad de todas las empresas. Este departamento tiene que abrirse camino entre todas las notas que envían los empleados, a menudo en papel con un formulario que se rellena a mano y a veces es difícil de leer. ¿Qué podría ser mejor para su contable que recibir una alerta en su espacio de trabajo y luego simplemente "procesarla" validando y transfiriendo el reembolso antes de integrar automáticamente la información en su contabilidad? Por su parte, los empleados son obviamente informados cuando se ha procesado su solicitud de reembolso de gastos.

Cuando un empleado viaja mucho por trabajo, puede ser una buena idea que la empresa le proporcione una tarjeta de crédito corporativa para pagar sus gastos. El uso de una solución digital facilita la gestión de la flota de tarjetas de crédito corporativas y el análisis de la coherencia del gasto de cada empleado.

Por supuesto, no todos los empleados tienen el privilegio de utilizar tarjetas bancarias de empresa, por lo que deben adelantar sus gastos de empresa. Este es un proceso que puede volverse rápidamente restrictivo para los empleados si tienen que adelantar regularmente grandes sumas de dinero. El uso de una solución digital puede acelerar y simplificar el reembolso de los gastos, lo que supone un verdadero alivio para la tesorería de los empleados.

Cuando una empresa implanta un política de viajesLa política de viajes de la empresa establece una serie de normas para sus empleados, sobre todo en cuanto a importes, tipos de gastos y motivos de gasto. La aplicación de este tipo de normas es esencial si una empresa desea mantener bajo control su presupuesto de gastos de empresa. El SIRH permite garantizar la aplicación de estas normas, no mediante el nombramiento de un "controlador" oficial, sino proporcionando a los directivos y a RR.HH. herramientas que les alerten de cualquier incumplimiento de las normas previamente establecidas.

La gestión de las reclamaciones de gastos es un proceso que consume mucho tiempo, tanto para los empleados como para el departamento de contabilidad. La introducción de un SIRH ofrece una respuesta convincente a este problema, ya sea en términos de ahorro de tiempo, mejora de la comodidad, capacitación de los empleados u optimización del proceso.