Qu'est-ce qu'un logiciel SIRH ?

Le logiciel SIRH, Système d’Information des Ressources Humaines ou encore en anglais HRIS, vous avez surement déjà entendu parlé de ces termes. Si le SIRH s’est largement démocratisé, le fonctionnement de cette solution reste méconnu pour beaucoup. Alors qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ? Quels sont les modules du SIRH ? Comment cette suite RH peut-elle aider les entreprises au quotidien ?

La définition d’un SIRH

Le SIRH est une interface entre la gestion des ressources humaines (GRH) et les technologies de l’information et de la communication (TIC). Il accompagne les équipes RH dans les processus RH tels que la gestion administrative, la formation, le recrutement ou l’évaluation des compétences. Il s’agit d’un ensemble de moyens mis en place ayant pour but de faciliter, d’alléger et d’améliorer le travail des équipes RH.

Le SIRH offre des possibilités d’interfaces vers d’autres logiciel comme la paie, les prestations sociales ou encore la gestion de la prévoyance. Ces interfaces visent à proposer aux responsables RH et aux utilisateurs une solution globale pour suivre la vie du collaborateur en entreprise.

Les modules du SIRH

Le SIRH ou système d’information des ressources humaines est composé de nombreux modules (ou briques) qui permettent de digitaliser des processus RH. Les fonctionnalités assurées par le SIRH permettent de suivre l’ensemble du cycle de vie du collaborateur :

  • La gestion administrative du personnel
  • La gestion des temps et activités.
  • La planification
  • Les notes de frais
  • Les révisions salariales
  • Les évaluations et entretiens professionnels
  • L’évolution des compétences
  • La gestion des talents
  • Le recrutement (avec éventuellement un site d’e-recrutement)
  • Le bilan social

Chaque module peut être autonome ou lié aux autres dans le cadre d’un SIRH global. Par exemple le suivi des temps de travail peut être utilisé de manière autonome ou lié à la gestion des absences afin que le pointage prenne en compte les congés et absences.

Voici un visuel des modules qui composent le SIRH :

Les modules du SIRH

Une plateforme RH collaborative

Dans la plupart des cas, le SIRH propose un portail accessible aux collaborateurs de l’entreprise. Chaque salarié peut ainsi consulter librement et mettre à jour facilement sa fiche personnelle et ses informations professionnelles. Le portail du SIRH offre également la possibilité d’accéder aux services liés à sa carrière comme la création de notes de frais, la demande de formation ou encore le suivi de ses évaluations.

Avec un SIRH, fini les longs échanges par e-mail ou au coin d’un bureau pour demander une attestation ou un document de salaire. Le collaborateur peut effectuer directement depuis son espace personnel sur le portail RH une demande d’attestation auprès de l’équipe RH ou de son manager.

Des solutions SIRH modulables

Si pendant longtemps les logiciels RH ont été conçus pour être exploités en silo, cette époque semble révolue. Fini les longs et coûteux développements pour faire évoluer le SIRH, aujourd’hui ce dernier est modulable et s’adapte aux évolutions du métier.

Que ce soit via des API, l’automatisation des tâches, l’intelligence artificielle ou simplement via du paramétrage, les logiciels SIRH se connectent avec les solutions existantes (paie, erp, finance, …) pour simplifier le quotidien des responsables RH. Relier les autres logiciels au SIRH devient un jeu d’enfant grâce à la mise en place de connecteurs. Ces échanges simplifie le quotidien des RH et diminue le risque d’erreur en évitant les saisies multiples.

Dans le cas de la solution proposée par Adequasys, le SIRH est entièrement modulable. L’entreprise peut sélectionner librement un ou plusieurs modules en fonction de ses souhaits et besoins de digitalisation des processus RH. Besoin d’optimiser les absences ? La solution de gestion des temps et activités est la réponse. Une volonté de mieux piloter les évolutions salariales ? Le module de révision salariale est le meilleur allié.

Une gestion globale grâce au SIRH

L’utilisation d’un SIRH permet de centraliser la donnée au sein de l’entreprise. Les fonctions RH bénéficient ainsi d’une vision globale de leurs ressources afin d’accompagner au mieux la stratégie de l’entreprise. Même si certains éditeurs de logiciels RH proposent de gérer une large majorité ou la totalité des processus RH, certaines fonctions peuvent être externalisées. La plus fréquente étant la paie, qui nécessite des procédures complexes. Les différents modules externalisés peuvent être liés au SIRH afin de conserver cette centralisation de la donnée au cœur de l’entreprise.

Réserver une webdémo du SIRH

Le SIRH maître des données

La digitalisation des processus RH est une étape importante pour améliorer la compétitivité de l’entreprise. Le SIRH est une solution adaptée pour mener à bien cette évolution dans l’entreprise.

Le socle RH (ou Core RH) joue ce rôle de maître des données. Ainsi l’ensemble des données liées aux ressources humaines sont stockées et mises à jour en temps réel au sein de l’application RH. Toutes les informations administratives, de gestion des collaborateurs ou encore de suivi des performances sont stockées en un point unique. Lorsque nécessaire, les informations sont transmises automatiquement aux outils tiers communicants avec le SIRH.

Saas, licence ou licence hébergée ?

Le SIRH peut être acheté par le biais d’une licence ou loué en abonnement saas. Les deux solutions répondent à des besoins différents. La première solution permet une personnalisation complète et un hébergement sur le serveur de l’entreprise. La solution en saas est également personnalisation, cependant dans ce cas c’est l’éditeur ou intégrateur qui se charge de l’hébergement du SIRH.

Une solution hybride existe également. Il s’agit de la licence hébergée. Cette solution, proposée par Adequasys, Dans ce cas, le client bénéficie toujours d’une licence d’utilisation du logiciel RH. Cependant la solution est installée sur des serveurs hébergés dans des datacenters. L’éditeur de l’application RH prend en charge l’exploitation des infrastructures IT et en contrepartie, le client verse un loyer qui couvre les frais d’hébergement et de monitoring de l’application.

SIRH et sécurité des données

Pour mieux agir et prévoir l’avenir, les équipes RH sont contraintes de collecter de nombreuses informations personnelles sur les salariés de l’entreprise. Ces informations sont stockées dans des bases de données afin d’être traitées et utilisées d’une part pour améliorer le quotidien des salariés, mais aussi garantir l’avenir de l’entreprise. Le logiciel SIRH concentre généralement donc la plupart des données RH de l’entreprise.

Dans les entreprises ayant plusieurs outils RH, la protection des données est un véritable enjeux et une réelle problématique. La multiplication des fichiers, des bases de données, la duplication des informations dans différents outils et leur accessibilité dans des serveurs mal sécurisés laissent une place forte aux failles de sécurité.

Le SIRH apporte une solution adéquate pour sécuriser les données. L’ensemble des données RH sont protégées et centralisée dans une application unique. Différents protocoles de sécurité peuvent être appliqués afin de garantir un niveau de sécurité optimal.

SIRH en Saas, On-Premise ou Hybride, quelles différences ?

 

SaaS

On Premise

Hybride

Lieu hébergement

Les données sont hébergées sur les serveurs de l’éditeur du SIRH.

L’hébergement On-Premise est internalisé sur les serveurs de l’entreprise.

Les données sont hébergées sur les serveurs de l’éditeur du SIRH.

Coût

Abonnement régulier auprès de l’éditeur.

Acquisition d’une licence utilisable sans limite de durée.

Acquisition d’une licence et paiement régulier de l’abonnement pour l’hébergement.

Type de dépenses

Dépenses d’exploitation

Dépenses d’investissement

Mixte

Avantage principal

Gestion quotidienne simplifiée pour l’entreprise qui n’a pas à se soucier de l’installation et de l’hébergement de son SIRH.

Le client garde la main sur ses données puisque celles-ci restent hébergées sur ses infrastructures.

L’hébergement est externalisé et le client bénéficie d’un SIRH dont il a acquis une licence.

Risque

Risque dans la sécurité des données.

Maintenance de la solution à prévoir une fois acquise.

 

Le fonctionnement d’un SIRH

D’une manière générale, le SIRH s’articule autour de différents pôles englobant de multiples facettes du métier de RH mais également de l’entreprise. Il permet d’accompagner chaque collaborateur tout au long de sa carrière dans l’entreprise ou l’organisation.

  • Composante administrative : aussi appelée Core RH, cette partie est dédiée prioritairement aux équipes RH. Elle leur permet de suivre les rapports d’activités, les notes de frais, les contrats ou encore les droits aux congés.
  • Composante humaine : ici on se concentre sur la gestion de la carrière des collaborateurs. On y trouve les informations liées aux compétences et aux formations.
  • Composante décisionnelle : cette partie est destinée aux équipes RH, aux managers et aux décideurs de l’entreprise. Ils peuvent y trouver de nombreux indicateurs sur les ressources humaines de l’entreprise.

Composante sociale : le SIRH, via un portail, peut proposer de nombreux contenus aux collaborateurs. Ces informations (congés, réseau social d’entreprise, …) permettent d’inclure le collaborateur dans la vie de la solution digitale.

Pourquoi mettre en place un SIRH ?

Ce n’est pas un secret, la transformation numérique impacte autant les entreprises que les collaborateurs. Depuis plus de vingt ans les innovations sont nombreuses et les ressources humaines n’y échappent pas. 86% des salariés français estiment que la dématérialisation des processus RH est une évidence. Cette dématérialisation passe par la mise en place de logiciels RH comme le SIRH, un outil qui a le vent en poupe. Voici les principales raisons qui devraient vous pousser à opter pour un SIRH :

  1. Structurer votre organisation RH
  2. Gagner en productivité
  3. Veiller à la conformité légales et à la protection des données RH
  4. Simplifier le quotidien des salariés en digitalisant les processus RH.

Les enjeux de la mise en place d’un SIRH

Mettre en place un logiciel SIRH n’est pas juste le lancement d’un outil RH au sein de l’entreprise. Le logiciel est un allié de poids pour la communication et la responsabilisation des collaborateurs.

Une meilleure communication interne grâce au SIRH

Le logiciel SIRH permet d’améliorer la communication entre les différentes fonctions clés de l’entreprise et la Direction des Ressources Humaines : administration RH, formation, gestion des talents, suivi des rémunérations, recrutement et talents, …. Outil de travail clé, le logiciel SIRH simplifie les échanges entre et coordonne les activités liées à la gestion des ressources humaines. Les informations RH sont transmises facilement et rapidement aux managers et collaborateurs directement depuis le SIRH. Chaque salarié bénéficient d’un accès privilégié au logiciel RH et peut ainsi participer à la communication interne.

Responsabiliser les équipes et managers

Comme indiqué ci-dessus, le SIRH est accessible à tous les collaborateurs grâce au portail RH. Ainsi chacun peut prendre part aux processus RH. Certains sont très connus comme le processus de demande de congés, d’autres moins comme la possibilité pour le collaborateur d’agir sur leur carrière.

Ainsi le SIRH devient un moyen pour l’organisation de créer des lieux d’interaction entre les collaborateurs et leurs managers au travers du SIRH.

Le SIRH convient-ils aux petites entreprises ?

Comme indiqué ci-dessus, le SIRH est accessible à tous les collaborateurs grâce au portail RH. Ainsi chacun peut prendre part aux processus RH. Certains sont très connus comme le processus de demande de congés, d’autres moins comme la possibilité pour le collaborateur d’agir sur leur carrière.

Ainsi le SIRH devient un moyen pour l’organisation de créer des lieux d’interaction entre les collaborateurs et leurs managers au travers du SIRH.

Le SIRH convient-ils aux petites entreprises ?

Que l’entreprise regroupe 10 ou 10 000 collaborateurs, certaines problématiques de digitalisation se rejoignent. Dès les premiers salariés, le besoin de numériser le dossier collaborateur est présent tout comme la nécessité de suivre les absences et congés de chacun. Pour les entreprises de moins de 100 collaborateurs Adequasys a conçu Storhy, le SIRH adapté pour les PME.

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Les questions sur le SIRH

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