Comment aménager les espaces du travail en suivant les mutations du travail ? Comment proposer des lieux qui répondent aux attentes des collaborateurs ? Encore peu développé en France avant l’épidémie de Covid-19, le flex office se démocratise dans de plus en plus d’entreprises. Alors comment mettre en place le flex office dans votre entreprise ? On vous explique les différentes étapes.
Qu’est-ce que le flex office ?
Le flex office est un mode d’organisation du travail dans laquelle il n’y a plus de bureaux propre à chaque salarié. Chaque jour les collaborateurs optent pour l’espace de travail qui est le plus adapté :
- Sur le site de l’entreprise ;
- En télétravail ou home office ;
- Dans un espace de coworking ou tout lieu externe.
Au-delà d’un simple aménagement mobilier, le flex-office est une organisation du travail flexible et proposant de nombreux avantages.
Pourquoi opter pour le flex office ?
Le fonctionnement du flex-office s’oppose radicalement au bureau traditionnel. La mise en place de cette organisation permet d’effectuer des économies sur la gestion immobilière qui est un gros poste de dépenses en entreprise. Entre les congés, le télétravail, les arrêts maladies et les déplacements, tous les salariés sont très rarement en même temps sur site.
Le flex office contribue également à améliorer l’image de l’entreprise. En effet l’organisation flexible a une image dynamique et souple. En laissant la liberté d’organisation aux salariés, ceux-ci peut choisir le lieu le plus adapté à leurs missions du jour : bureau individuel, open-space, télétravail, …
Comment mettre en place le flex office ?
La première étape pour développer le flex-office est d’obtenir l’accord des salariés à passer en partie en télétravail. Car en dehors de circonstances exceptionnelles, comme la crise sanitaire, l’employeur ne peut décider seul de recourir au télétravail. Une fois l’accord obtenu par une large partie des collaborateurs, il est possible d’aménager les espaces de travail. L’article L2312-8 du code du travail précise que la mise en place du flex office, modification de l’organisation du travail, nécessite la consultation préalable du CSE.
Avantages du flex office
Comme toute nouvelle organisation du travail, le flex office présente différents avantages Présentation des principaux points positifs de ce mode de fonctionnement :
- Une organisation hybride
Le flex office n’est pas une organisation qui convient à tous les collaborateurs. Il permet une certaine flexibilité par exemple dans le cadre de l’accueil temporaire de salariés. Le côté hybride de l’organisation permet de s’adapter en fonction des attentes des salariés. Les collaborateurs qui préfèrent travailler tous les jours au même en droit le peuvent également.
- Meilleurs échanges
En ayant une place différente tous les matins, chaque salarié a également un nouveau voisin. Chacun aura ainsi une vision plus globale de l’entreprise et peut échanger avec de nombreux collaborateurs.
- Des économies d’échelle
En adaptant le nombre de postes de travail au nombre de salariés réellement sur site, l’entreprise évite les coûts inutiles. Le nombre de bureaux est adapté régulièrement en fonction du nombre de salariés.
Les inconvénients du flex-office
Si les avantages sont divers, le flex-office présente quelques limites qui peuvent mettre en péril sont adoption dans la durée :
- Veiller à l’organisation logistique
Le flex office n’est pas le flex desk, le fait d’avoir moins de bureaux que de collaborateurs. Dans le cadre du flex office il faut veiller à pouvoir accueillir dans de bonnes conditions les salariés.
- Prendre en compte le cadre de travail
Les bureaux non fixes peut impliquer une déshumanisation des espaces. Fini les photos personnelles sur les bureaux, fini les plantes vertes, … Mettre en place le flex office peut impacter le cadre de travail.
- Intégrer des moments de convivialité
Si les voisins de bureaux changent très régulièrement, il peut être plus difficile d’intégrer les nouveaux collaborateurs. Dans le cadre de la mise en place du flex-office il faut anticiper la mise en place de moments de convivialités.
L’apport du SIRH
Ou stocker les documents RH importants ? Comment savoir où travaille tel collaborateur ? Grâce au SIRH ces questions ont une réponse et la mise en place du flex office est plus simple. Le module de planification intègre un widget de suivi du lieu de travail des collaborateurs. Chaque jour les salariés précisent leur lieu de travail : un bâtiment, un espace, un site spécifique ou en télétravail par exemple. Une journée sur site, chaque salarié peut également réserver une place de parking sur son lieu de travail.