La CVthèque : un outil indispensable de votre stratégie de sourcing

Appelée généralement « Vivier de candidats » ou « Fichier candidats », la CVthèque est une base de données contenant des CV et un ensemble d’informations sur des candidats actuellement en poste ou à la recherche d’un emploi. Les CVthèques sont bien souvent complétées par un moteur de recherche permettant de cibler des candidats via différents mots-clés ou critères de sélection : nombre d’années d’expérience, situation géographique, diplômes, compétences, langues, habilitations, etc. En plus de faire appel à des « job boards » du marché, de nombreuses entreprises construisent leur propre CVthèque, issue des nombreuses candidatures reçues de manière spontanée ou pour des postes à pourvoir.

Une CVthèque est une base de données de CV enregistrés par les internautes eux-mêmes sur un site emploi ou un site carrière. Dans le cas d’une CVthèque intégrée au SIRH les CV sont enregistrés par le candidat depuis le site carrière soit en réponse à une offre ou en candidature spontanée. Les candidats peuvent renseigner un certain nombre d’informations comme les coordonnées, le niveau d’étude ou encore les différentes expériences. Côté RH et SIRH vous pouvez rechercher des candidats en fonction des critères que vous aurez fixé : expérience, disponibilité, formation, …

Il existe des CVthèques dites généralistes très connues du grand public. Elles sont celles qui offrent le plus de visibilités tant aux candidats qu'aux recruteurs. Il est possible d'y retrouver une large variété de CVs, de compétences et de profils. L'accès à ces CVthèques généralistes est le plus souvent payant.

Néanmoins, les recruteurs en quête de profils pénuriques se tourneront plutôt vers des CVthèques plus spécialisées, ou si nécessaire vers d’autres techniques de sourcing (réseaux sociaux, cooptation etc.).

Face aux spécificités de nombreux secteurs d'activités, des CVthèques spécialisées se sont développés. Dans le cadre d'un poste précis, il peut être pertinent de rechercher des candidats dans une base de CV qui recense exclusivement des profils effectuant le même métier que celui que vous recherchez.

Différents réseaux sociaux comme Linkedin ou Viadeo fonctionnent comme des CVthèques. La plus connues d'entre elles, Linkedin, propose de nouvelles fonctionnalités et outils pour sourcer et chercher des candidats selon des critères d'expérience, de formation, de localisation ou encore de rémunération.

Les CVthèques réseaux sociaux permettent également de prendre en compte le réseautage et la cooptation dans votre stratégie de sourcing. Une solution simple, rapide et efficace de maximiser les chances de trouver le candidat idéal.

La plupart des recruteurs et des entreprises sont d'accords sur un point : la CVthèque est un outil indispensable dans la politique de recrutement de l'entreprise. Intégrée à la méthodologie de recrutement, la CVthèque est utilisée pour le sourcing, en mixte avec les réseaux sociaux professionnels. Elle constitue également un outil de veille qui permet de sentir l’état du marché.

L'utilisation d'une CVthèque publique est le plus souvent payant et aura donc un coût pour l'entreprise. En intégrant cette CVthèque dans le SIRH la CV est incluse dans le coût de l'outil. De plus les candidats vous pourrez contacter librement les candidats de votre CVthèque. Ils seront votre propre vivier de candidats.

• L’intitulé du poste
• Le niveau d’intérêt : faible, moyen, élevé, très important, etc.
• Le statut de la candidature : à traiter, à l’étude, à conserver, refusé, etc.
• L’origine de la candidature : site Carrière, job board, cooptation, agence de recrutement, etc.
• Etc.

Intégrée directement dans votre logiciel de gestion des recrutements, la CVthèque n'a pas de coût supplémentaire pour votre entreprise. Un ou mille candidats, Adequasys met à votre disposition tous les outils pour alimenter au mieux votre CVthèque. 

Les recruteurs disposent de différents moyens pour trouver des CV et des candidats. On peut citer la cooptation ou le sourcing via un cabinet de recrutement. Cependant ces solutions ont un coût. Pour trouver des CV de candidats gratuitement la meilleure solution reste l’utilisation de la CVthèque interne.

La recherche de CV dans votre CVthèque est entièrement gratuite et simplement accessible directement depuis votre SIRH. Vous pouvez ainsi trouver gratuitement des candidats qui ont les compétences recherchées pour un poste précis.

Une personne est intéressée par un des postes à pourvoir, elle prend le temps de découvrir le site carrière de l’entreprise, sa culture, ses valeurs. Ensuite, elle décide de postuler, de renseigner ses coordonnées, de partager des documents et de dévoiler sa personnalité. Les RH réceptionnent sa candidature mais malheureusement son profil ne correspond pas pour ce poste. Cependant, cette candidature s’avère intéressante pour des éventuels postes à pourvoir d’ici quelques mois. Les RH décident alors de le conserver dans leur vivier de talents. Cependant, pour ne pas passer à côté de ce candidat, il faut continuer à entretenir des relations et communiquer avec lui régulièrement. Newsletters, réseaux sociaux, événements… les outils ne manquent pas pour continuer de partager les actualités, les valeurs, et les postes à pourvoir à des candidats qui contribueront potentiellement au succès de l’entreprise.

Bien organisée et bien construite, une cvthèque peut devenir un outil très puissant pour un sourcing efficace. Voici quelques conseils pour utiliser efficacement une cvthèque dans votre processus de recrutement.

Dans un premier temps, le principal conseil en matière de sourcing via une cvthèque est qu'il faut être bien préparé, méthodique et organisé. Il faut entre autres faire une liste des critères qui seront nécessaires pour effectuer vos requêtes de recherche.

La mise en place de critères de matching et de scoring est primordiale. Cela vous permettra de classer les profils intéressants et ainsi faciliter la présélection de candidats à contacter.

L'utilisation d'Adequasys SIRH vous permet de digitaliser votre cvthèque et ainsi faciliter le recrutement. Le logiciel de recrutement vous fera gagner un précieux temps en allant sourcer vos candidats directement dans votre cvthèque selon vos critères. L'ensemble des CVs que vous recevez sont ainsi directement accessible dans le logiciel de recrutement.

A l’instar des applications de rencontres amoureuses, la CVthèques permet de trouver l’âme sœur professionnelle, du côté des candidats comme des recruteurs. La différence tient au fait que les employeurs ont tout de même accès aux CV des candidats même si ces derniers n’ont pas rempli l’ensemble des critères correspondant à la recherche de l’entreprise.

Les candidats de votre entreprise peuvent saisir leur informations de candidature via la CVthèque. Ainsi lors d'un futur recrutement vous pouvez identifier les candidats potentiels directement dans votre CVthèque incluse dans le SIRH. 

Si votre CVthèque est en ligne, les demandeurs d'emploi et les recruteurs peuvent travailler ensemble sur la CVthèque. La CVthèque est un outil collaboratif permettant d'accéder aux données des CV et de les conserver dans un référentiel central accessible à tous les utilisateurs. Elle vous aide à trouver la bonne personne rapidement et facilement en mettant en relation des profils qualifiés avec des emplois clés.

Via le SIRH, la Cvthèque est accessible en ligne. Elle permet de travailler de manière collaborative sur les candidatures, la planification des entretiens d'embauche et l'évaluation des compétences des candidats.

• Droit à l’oubli : chaque candidat doit vous donner son consentement pour conserver ses données dans votre vivier.
• Droit à l’information : chaque candidat doit pouvoir consulter, modifier et ou supprimer toutes les informations stockées le concernant.
• Suppression des données : comme le préconise la CNIL, vous devez préciser au candidat que ces données seront automatiquement supprimées si aucun contact n’est établi avec lui dans un délai de deux ans.

Aujourd’hui, le sourcing fait partie intégrante du processus de recrutement. Etablir une vraie stratégie avec la CVthèque et le site Carrière comme point d’ancrage s’avère être la base pour toutes les entreprises à la recherche du profil idéal. La construction de la CVthèque doit se faire méthodiquement pour en percevoir les bénéfices sur le long terme et ainsi réduire le temps de recherche du bon candidat et les coûts liées au recrutement. Faire appel à un SIRH pour automatiser l’alimentation de la CVthèque et faciliter l’intégration du collaborateur dans sa nouvelle entreprise est une belle opportunité de contribuer à l’efficacité du processus de recrutement et de l’intégration du nouveau collaborateur.