HRIS SaaS: definición, ventajas y riesgos

Una solución denominada SaaS (Software as a Service) es un modelo de distribución de software a través de la nube. En el caso de SaaS, el editor externo aloja el software y lo pone a disposición de los usuarios a través de Internet. El uso del software HRIS en SaaS se suele facturar en forma de suscripción regular según la cantidad de usuarios. Esta suscripción tiene en cuenta todos los servicios relacionados con SaaS como acceso a software, alojamiento, mantenimiento o actualizaciones.

El SaaS multiinquilino tiene como objetivo agrupar recursos. Podemos comparar este funcionamiento con el de un edificio con copropietarios que comparten zonas comunes. Esta organización tiene la ventaja de compartir diferentes recursos que en nuestro ejemplo podrían ser calefacción o electricidad. Como parte de un SaaS multiusuario, diferentes clientes utilizan la misma base de datos y el mismo servidor.

Con un SaaS multiusuario, los datos de todos los clientes están en el mismo espacio digital (base de datos, servidor, etc.). Por lo tanto, existe un riesgo significativo en términos de seguridad de datos e información. El proveedor de un SaaS multiusuario debe cuidar de tener el mayor rigor en cuanto a la rigurosidad del modelo de datos. En términos de flexibilidad, el software es idéntico para todos los clientes y las posibilidades de personalización son limitadas.

El uso de este tipo de infraestructura también presenta un riesgo en términos de confiabilidad. Dado que las instancias están unidas, un usuario puede consumir una gran parte del ancho de banda. Los demás clientes corren el riesgo de sufrir las consecuencias de este alto consumo, como ralentizaciones y retrasos en la navegación.

Sin embargo, SaaS de un solo inquilino se refiere a "múltiples instancias", ya que cada cliente está alojado en una instancia diferente. Para tomar nuestro ejemplo anterior, podemos comparar el inquilino soltero con los inquilinos que tienen su propia casa. La aplicación de inquilino único proporciona el servicio a un solo cliente. La separación total de instancias permite un altísimo nivel de seguridad y un mejor seguimiento de los usos.

Por el lado de la seguridad, el SaaS de un solo inquilino permite un nivel máximo de seguridad gracias a la separación de instancias. Con servidores y bases de datos separados, no hay riesgo de que los datos de un cliente sean visibles para otro cliente. Esta arquitectura permite un fuerte aislamiento.

Muy flexible, esta solución permite la personalización del HRIS según sus necesidades. El SaaS HRIS monousuario se puede adaptar y configurar según sus procesos y sus necesidades. No existe un bloqueo real para la configuración, excepto el costo de implementar las personalizaciones.

Estas son las principales ventajas de HRIS en modo SaaS:

• Costo reducido: por lo general, se puede acceder al software a través de una suscripción, lo que reduce los costos iniciales de compra e instalación del software tradicional. SaaS es una solución en forma de suscripción, por lo tanto, los costos se suavizan con el tiempo.
• Flexibilidad: se puede acceder a SaaS desde cualquier dispositivo conectado a Internet, lo que permite a los usuarios trabajar desde cualquier lugar. Para acceder al HRIS, los empleados pasan por un navegador.
• Actualizaciones automáticas: El proveedor de SaaS se encarga de actualizar el software y gestionar los servidores, lo que evita que los usuarios tengan que gestionar estos aspectos. Los parches están disponibles en tiempo real y se instalan en los entornos.
• Escalabilidad: SaaS permite a los usuarios aumentar o disminuir fácilmente la cantidad de usuarios o el uso de software, según las necesidades comerciales. El coste se adapta a la plantilla en tiempo real.
• Soporte: los proveedores de SaaS suelen ofrecer soporte técnico para ayudar a los usuarios a resolver problemas con el software. La suscripción incluye el servicio de asistencia e intervención.

La operación de SaaS se basa en una suscripción pagada por la empresa mensual o trimestralmente para usar el software HRIS. A diferencia del modelo On Premise, el HRIS en SaaS no requiere la adquisición de una licencia. En cada período la empresa paga la suscripción SaaS que incluye el costo de uso del software, asistencia, mantenimiento y actualizaciones. Con SaaS la empresa paga por lo que consume. Entonces, ¿cuál es el precio de un SaaS HRIS?

Es complejo definir sobre la marcha el coste de un HRIS para una empresa. En la mayoría de los casos, el software HRIS cuesta de 1 a 10 € por empleado al mes. Este precio incluye acceso al software, mantenimiento o actualizaciones. También es necesario tener en cuenta cualquier coste adicional como el coste de puesta en marcha o los relacionados con la personalización del software (adaptación de un proceso de RR.HH., modificación de flujos de trabajo, etc.).

Más allá de los costos que muestra el editor, debe tener en cuenta sus costos internos, como la capacitación de RR.HH. o los usuarios finales. ¿Hay un servicio de soporte disponible? ¿Qué herramientas de formación se ofrecen? Tantos elementos que tienen un coste en tu proyecto de RR.HH. y que deben integrarse en el presupuesto global para evitar sorpresas desagradables.

Si SaaS tiene muchas ventajas, todavía hay límites y desventajas. Estas son las principales limitaciones del HRIS en modo SaaS:

• Dependencia de Internet: para usar el software SaaS, necesita una conexión a Internet confiable, lo que puede ser un problema en algunos casos, como cuando trabaja en una ubicación remota o cuando los servidores del proveedor están caídos.
• Control limitado: dado que no tiene acceso a los servidores donde se aloja el software, no tiene control total sobre el funcionamiento del software. Esto puede ser un problema si tiene requisitos específicos de privacidad o seguridad.
• Costos ocultos: las suscripciones de SaaS pueden parecer baratas al principio, pero pueden volverse costosas rápidamente si necesita funciones adicionales o tiene una gran cantidad de usuarios.
• Privacidad de datos: dado que sus datos generalmente se almacenan en los servidores del proveedor, debe confiar en que el proveedor protegerá sus datos y respetará la privacidad.
• Dificultad para cambiar de proveedor: si no está satisfecho con los servicios del proveedor de SaaS, puede ser difícil cambiar de proveedor y migrar sus datos a un nuevo software.

A diferencia de los contratos de consumo como los seguros o el teléfono, no existe un marco legal específico relativo a la terminación de una suscripción SaaS. Por lo tanto, las condiciones son específicas para cada proveedor de servicios de TI. En caso de rescisión, por lo tanto, es necesario consultar las condiciones generales del editor para saber qué forma debe tomar.

Como parte de una suscripción en modo SaaS, el RGPD establece una obligación de portabilidad de datos. Requiere que la empresa editora de software le devuelva los datos del software en un formato estructurado y de uso común. Por lo tanto, es bastante sencillo planificar una migración de datos a un nuevo software HRIS.

Al igual que muchos editores, ofrecemos nuestro HRIS en modo SaaS (también están disponible el modo híbrido). Al igual que con todo el software SaaS, el cliente:

• Paga una suscripción periódica a un precio único que incluye todos los servicios (uso del software, alojamiento, instalaciones y mantenimiento y seguimiento).
• Benefíciese de un derecho de uso del HRIS sin invertir en la licencia.
• Delega la gestión técnica del entorno a los equipos de TI de Adequasys.

Acceda a su HRIS desde Internet en cualquier parte del mundo.

Como se ve en este artículo, SaaS de múltiples inquilinos presenta diferentes riesgos. Y más allá de estas incertidumbres, es la falta de practicidad lo que puede ser un obstáculo para el uso de SaaS. Por ejemplo, con SaaS multiinquilino, todos los clientes tienen actualizaciones en la misma fecha. Recientemente, un cliente, un antiguo usuario de SaaS multiinquilino, explicó que se había sometido a una actualización de la interfaz del módulo de evaluación en medio de su campaña de mantenimiento. Luego, los usuarios se perdieron por estos cambios inesperados.

Adequasys ha elegido un SaaS HRIS de un solo inquilino. Los estándares de seguridad son los más altos, los datos están protegidos y las instancias separadas permiten tener en cuenta los requisitos de las empresas usuarias. Con Adequasys HRIS puede elegir el programa de actualización de la versión para cumplir con los requisitos de su negocio.

HRIS en modo SaaS o en modo licencia alojada (hibrido). ¿Cuál es la mejor solución para su software HRIS? No hay una respuesta única a esta pregunta. La elección entre SaaS o licencia se hace de acuerdo con los proyectos, las especificidades, las habilidades disponibles en la empresa o la política en términos de gestión de TI. El aspecto económico también puede ser un parámetro a tener en cuenta a la hora de elegir una solución. El SaaS entra en cargos recurrentes, cuando la adquisición de licencias entra en la categoría de inversiones. Para ayudarte a elegir tu modalidad de hosting, puedes leer nuestra guía sobre cómo adquirir el HRIS.

Muchos conceptos erróneos circulan en torno al alojamiento SaaS. He aquí una selección de los conceptos erróneos más extendidos que es hora de aclarar.

SaaS limita las posibilidades de evolución del producto.

Por el contrario, cuando una empresa utiliza una solución en modo SaaS, se beneficia de todas las actualizaciones y novedades producidas por el editor. El límite del modo SaaS radica en su capacidad de personalizar y adaptar su solución según el contexto de la empresa. Sin embargo, algunos editores, como Adequasys, ofrecen altos niveles de personalización, incluso en modo SaaS. Por la sencilla y buena razón de que cada cliente de SaaS tiene una instancia dedicada y no comparte su instalación con otros clientes.

SaaS tiene riesgos de seguridad de datos

El nivel de riesgo no es necesariamente mayor en términos de seguridad de datos cuando una organización opta por SaaS. Esto depende, por un lado, de la política de seguridad implementada dentro de la empresa y, por otro lado, de los requisitos que el cliente establece para el proveedor de servicios en términos de alojamiento de datos. Es por esto que una empresa debe, antes de tomar la decisión de optar por la modalidad SaaS, realizar un análisis de riesgos (gobierno, dependencia tecnológica, localización de datos, etc.). Entonces, la empresa podrá definir mejor sus requisitos de seguridad y elegir la infraestructura de alojamiento de datos más adecuada. Muchos editores como Adequasys inmediatamente decidieron aplicar en su HRIS las distintas normas relacionadas con el RGPD: confidencialidad de la información, derecho de acceso a los datos, etc.

SaaS es más barato que el modo de licencia

La modalidad SaaS induce al alquiler del software o de la solución de RR.HH.. Esto evita importantes costes de adquisición a la hora de lanzar el proyecto. En el campo de los recursos humanos, la sostenibilidad de una solución es un criterio importante. Después de varios años, el modo SaaS puede volverse más costoso que la compra de una licencia.

En el modo SaaS, cuando cancelo mi suscripción, pierdo el acceso a todos mis datos.

Un contrato SaaS tiene una cláusula de reversibilidad. Desde la implementación del RGPD, esta cláusula de reversibilidad es una obligación legal que obliga al proveedor de servicios a devolver los datos del software HRIS en un formato estructurado y de uso generalizado. Esta cláusula permite recuperar los datos presentes en la aplicación HR cuando finaliza la suscripción.