Expedientes electrónicos de los empleados - Adequasys HRIS

Como responsable de recursos humanos de su empresa, necesita acceder rápida y fácilmente a los documentos de los empleados. También es importante asegurarse de que dispone de los últimos documentos e información sobre sus empleados. En muchas empresas, los expedientes de personal se guardan en papel, en carpetas colgantes. Esta situación puede complicarse rápidamente, sobre todo en el contexto de la teletrabajo que ha experimentado un fuerte desarrollo en los últimos años.

Los empresarios no tienen ninguna obligación legal de crear o no ficheros de empleados. Tampoco existe ninguna obligación en cuanto a la forma y el contenido del fichero de empleados. No obstante, en función del convenio colectivo al que esté sujeta una empresa, puede estar obligada no sólo a crear, sino también a determinar la forma y el contenido de toda o parte de la información que puede incluirse en un expediente de personal.

El expediente personal de un trabajador contiene la información que permite al empresario, al trabajador o al agente cumplir sus obligaciones, así como todos los documentos que jalonan la vida de un trabajador en la empresa, desde su contratación hasta su salida.

Se trata, por tanto, de todos los documentos producidos y recibidos que contienen información individual relativa a cada persona, ya sea dispersa en los departamentos de RRHH o dentro de un único expediente. Esto incluye todos los documentos relativos a datos personales (CV, diplomas, datos bancarios, etc.), nóminas (nóminas, primas, solicitudes de anticipos de sueldo, etc.), seguimiento administrativo de la carrera (cambios de destino o puesto, formación, solicitudes de vacaciones, etc.), etc, todos los acuerdos, como los de teletrabajo, etc.), enfermedad (bajas por enfermedad, accidentes laborales, etc.), disciplina y evaluaciones (informes, reprimendas, informes de personal, entrevistas anuales, etc.) y bajas de empleados (dimisiones, jubilaciones, etc.).

La digitalización del expediente de los trabajadores permite cartografiar con precisión el tratamiento de los datos personales. El objetivo es definir los fines del tratamiento y los actores implicados. En el marco del RGPDlos empleados deben tener acceso a sus datos personales. La desmaterialización del expediente de los empleados permite identificar fácil y rápidamente los datos personales para transmitirlos, suprimirlos o anonimizarlos.

Gracias a software de gestión administrativaCon este software, puede reunir todos los datos de RRHH de sus empleados en una única plataforma. La gestión de los datos del personal es más sencilla que cuando están repartidos en varias aplicaciones (Excel, correos electrónicos, cartas, etc.).

La desmaterialización es una oportunidad real para mejorar los procesos de RRHH dentro de una organización. Adequasys puede proporcionarle un SIRH adaptado a sus necesidades (Portal de RRHH, Permisos y Ausencias, Reclamación de Gastos, Formación, etc.).