¿Cómo formalizar los procesos de RR.HH.?

El proceso de RR.HH. es el elemento principal y esencial que lleva a cabo el recurso humano de toda la empresa. El proceso de RR.HH. se refiere a todas las acciones y estrategias definidas y ejecutadas por los equipos de RR.HH. para apoyar el desarrollo y los negocios de la empresa. Estos procesos de RR.HH. participan activamente en el desarrollo de los empleados con el fin de aumentar la competitividad global de la empresa.

En general, el proceso de RR.HH. se puede traducir en diferentes acciones. El conjunto de la vida profesional del empleado puede desglosarse por procesos de RR.HH. (contratación, onboarding, formación, evaluación, promoción, etc.)

Un proceso de RR.HH. es una secuencia de pasos bien definidos y estructurados que permiten gestionar eficazmente los recursos humanos de una organización. Estos procesos pueden dividirse en varias categorías según las funciones de RR.HH. que cubran, como por ejemplo

• Contratación
• Formación y gestión de competencias
• Gestión del rendimiento
• Compensación y nóminas
• Gestión de ausencias y permisos

El primer paso para definir los procesos de RR.HH. es listar todas las actividades que corresponden al departamento de recursos humanos de la empresa, agruparlas y ordenarlas. El objetivo es identificar todas las actividades de recursos humanos. Por ejemplo :

Gestionar la contratación

• Identificar las necesidades de reclutamiento.
• Crear ofertas de trabajo
• Difundir ofertas de trabajo.
• Recibir y procesar solicitudes.
• Apoyar las entrevistas con la gerencia de línea.
• Gestionar intercambios con candidatos
• …

Gestionar la administración

• Gestionar entradas, salidas, transferencias
• Procesar cambios en la información personal y profesional de los empleados
• …

Gestionar ausencias

• Gestionar los derechos y saldos de vacaciones de los empleados
• Tener horarios actualizados y ponerlos a disposición de los gerentes
• …

El segundo paso es definir los procesos de recursos humanos. Le sigue la asignación de responsabilidades a los actores del proceso de recursos humanos. Estos son, por ejemplo, los primeros pasos de un proceso de gestión de la formación descrito en las especificaciones (¡antes de que se digitalice!):

• Solicitudes de capacitación: las solicitudes de capacitación provienen de entrevistas anuales. Se escanean y se guardan en una hoja de cálculo de Excel. Si un empleado desea seguir un curso de formación que no mencionó en su entrevista, envía la solicitud por correo electrónico a su N+1 quien nos la envía.
• Desarrollo del plan de formación: entre octubre y diciembre, RR.HH. desarrolla el modelo del plan de formación. Este se modifica hasta que sea validado por la dirección general. Los cursos de formación ofrecidos a lo largo del año son visibles en la intranet, para información de los empleados.
• Desarrollo del curso de formación: cuando un curso de formación es objeto de varias solicitudes validadas por N+1, se incluye en el plan de formación. A continuación, se ofrece al empleado a través de un correo electrónico de información sobre la fecha de la sesión, el programa y las disposiciones organizativas. El empleado valida por correo electrónico y se le envía su registro a través de Outlook, así como su invitación (emitida por la organización de formación o por el responsable de formación si la formación se organiza internamente)...

La distribución de tareas depende de la cultura de cada empresa, particularmente en lo que se refiere a la gestión y desarrollo de los empleados. En las empresas que fomentan la implicación de los empleados, el superior directo asume el papel de “coach” y el departamento de RR.HH. da apoyo. Por el contrario, las empresas que se centran en el rendimiento tenderán a relevar a los gerentes de las acciones de desarrollo de los empleados.

Una vez identificadas las actividades, actores, habilidades y flujos, es interesante mapear el proceso de RR.HH. antes de implementarlo.

Aplicar Design Thinking a la transformación de los recursos humanos es una respuesta interesante. Design Thinking es un método ágil e iterativo para resolver problemas centrándose en las necesidades del cliente para crear soluciones que sean intuitivas y valiosas.

El método implica que RR.HH. comprenda las necesidades físicas, cognitivas y emocionales de los empleados para crear personas (un gerente, un nuevo empleado, un senior, etc.), que servirán como referencias en la creación de procesos. Se basa en la creatividad y la innovación para generar ideas y llegar al campo lo más rápido posible con prototipos para obtener ideas, herramientas y soluciones aún más relevantes. Habiendo probado Design Thinking en las empresas, es relevante considerarlo seriamente para Recursos Humanos.
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Evite imponer un proceso establecido por la gerencia, sin consultar a los empleados en el campo. Después de todo, son los empleados y los gerentes quienes a menudo están involucrados, y RR.HH. no necesariamente conoce todas las complejidades, incluso si se trata de procesos de RR.HH.. Los procesos son más eficientes cuando se crean de forma colaborativa. Esto también se une al método Design Thinking visto anteriormente: ver qué funciona y adaptar lo que debe ser confrontando el proceso con el campo desde el principio.

El método Design Thinking consta generalmente de varias etapas:

1. Comprensión del problema ;
2. Investigación de usuarios ;
3. Definición del problema;
4. Generación de ideas ;
5. Creación de prototipos;
6. Iteración.

"Varias personas pueden tener una comprensión diferente de un proceso de recursos humanos y formas de mejorarlo. Mapear un proceso facilita su evolución:

• Todos trabajan en una referencia común,
• Los externos lo entienden fácilmente,
• La comparación antes/después es más fácil,
• Los pasos que necesitan mejorar se identifican más rápidamente,
• Los equipos tienen una visión global".

“Para que la esquematización sea efectiva, se pueden considerar 6 pasos:

• Establezca límites claros: el inicio y el final del mapa deben ser claros para todos. También se debe explicar el nivel de detalle.
• Identifique todos los pasos del proceso, incluidas las entradas y salidas.
• Coloque los pasos como realmente deberían ser y en el orden correcto.
• Use los símbolos de manera inteligente: los símbolos deben tener un significado único que todos entiendan. Por ejemplo :
  1. un rectángulo puede indicar una acción a realizar,
  2. un óvalo ilustra las entradas (acción, información, etc.) y las salidas (el objetivo del producto final),
  3. las flechas conectan otros símbolos para mostrar el progreso en el proceso,
  4. los diamantes muestran pasos que requieren decisiones en el proceso
• Vuelva a leer el mapa: esto puede parecer obvio, pero es posible que se hayan olvidado algunos pasos. Puede ser relevante en esta etapa que alguien externo al equipo que lo produjo revise el mapa.
• Implementar el proceso, y analizarlo para mejorarlo.

Por lo tanto, existen métodos simples y reconocidos para desarrollar procesos, en general. Es aconsejable crearlos teniendo en cuenta las opiniones y comentarios de los actores, en particular mediante la implementación de métodos de Design Thinking.

También es esencial comunicar sobre estos, en particular mediante el uso de la cartografía. Finalmente, tenga en cuenta el objetivo de los procesos implementados. Para RR.HH., el resultado debe ser una mayor claridad, eficiencia y rapidez. Para los empleados, la experiencia del empleado debe mejorarse. No dude en descubrir cómo digitalizar los procesos de recursos humanos para mejorar la experiencia de los empleados leyendo nuestro artículo dedicado".

"Con el tiempo, las misiones de la función de recursos humanos se han vuelto cada vez más administrativas y cada vez menos centradas en las personas, que sin embargo es su actividad principal. Todos los meses, o incluso todos los días, los equipos de recursos humanos repiten las mismas acciones, como dar respuesta a las solicitudes de los empleados, tramitar las ausencias, hacer un seguimiento de las paradas laborales o incluso gestionar evaluaciones.La automatización de los procesos de RR.HH. permite digitalizarse para dar a RR.HH. la posibilidad de concentrarse en las acciones de alto valor añadido como.

Un proceso automatizado es una serie de reglas, acciones o tareas que deben realizarse automáticamente para lograr un resultado. Una vez iniciado, el proceso se lleva a cabo por sí solo y sigue un flujo de trabajo definido antes a través del software de recursos humanos.

La automatización principalmente ahorra tiempo a los equipos de recursos humanos. La ganancia de productividad también es significativa gracias a los flujos de trabajo definidos. Al automatizar las tareas de RR.HH., los responsables de Recursos Humanos también tienen la posibilidad de crear indicadores para monitorizar su actividad.

"Existen muchos procesos de recursos humanos dentro de las empresas. Si bien todos son importantes, algunos son más críticos que otros. Aquí hay una selección de procesos considerados críticos por los gerentes de recursos humanos.

• Gestión del talento, que aglutina los procesos relacionados con el capital humano de la compañía. La evaluación del desempeño, la remuneración, la contratación y la carrera son procesos esenciales de RR.HH. para la empresa. La gestión óptima de estos procesos y los datos relacionados permite identificar el mejor potencial de la empresa. Una vez identificados los perfiles, es posible desarrollarlos, retenerlos e incluso atraer nuevos.
• Reclutamiento de nuevos talentos. Los procesos de recursos humanos relacionados con la contratación son de suma importancia para mejorar el abastecimiento. Ante las dificultades de encontrar a los mejores candidatos, se debe optimizar el reclutamiento para que sea fluido, eficiente y rápido.
• La gestión de carreras y sucesiones permite reducir el riesgo de fuga de competencias en el contexto de la salida de un empleado. Al identificar claramente las habilidades clave a través del proceso de gestión de habilidades, la empresa puede anticipar las necesidades de capacitación.
• El proceso de revisión salarial y simulación de nómina. La remuneración es generalmente el principal costo en la empresa. El proceso de recursos humanos para dirigir las revisiones salariales permite monitorear los cambios en los salarios y las bonificaciones.

Los procesos de RR.HH. son muy variados, al igual que las misiones de los responsables de RR.HH.. Por lo tanto, es lógico que los DDH elijan HRIS para simplificar y automatizar la gestión de estos procesos de recursos humanos".